Generazione documenti da modello

Quando i documenti gestiti all’interno di un’organizzazione sono basati su Microsoft Office, il rischio è è la proliferazione di modelli e di documenti che vengono personalizzati a seconda delle singole esigenze individuali. Questi dati sono generalmente conservati sui singoli PC, nelle cartelle condivise o nei messaggi email scambiati. 

Generazione di documenti Office (Pdf, Word, Excel)

Con BPM è possibile mettere ordine, creando modelli condivisi e approvati secondo gli standard aziendali

I modelli gestiti possono essere semplici oppure complessi, come contratti o offerte: è possibile non solo automatizzare la compilazione di alcuni campi, ma è anche modificare la struttura del documento in base a determinate condizioni, come diciture o clausole, che saranno presenti solo se le condizioni impostate lo richiederanno.

I documenti possono essere generati in diversi formati, come Word, Excel o PDF, senza la necessità di avere le applicazioni Office installate. Inoltre, all’interno di BPM, è possibile gestire le versioni e le revisioni, particolarmente utile per manuali, procedure e documentazione tecnica. 

Infine, i documenti possono essere facilmente condivisi con pochi clic, e possono essere inseriti nei processi di approvazione per garantire la conformità alle procedure aziendali.