Gestione dei documenti

La soluzione BPM permette la gestione manuale o automatica di tutti i documenti aziendali, in modo semplice, efficiente e flessibile.

Tutti i documenti sono classificati sulla base dei metadati associati, così da

  • archiviarli
  • gestirli
  • ricercarli

in maniera intelligente e strutturata.

Ogni tipologia di documento, definita classe documentale, consente di scegliere le caratteristiche da gestire (metadati, versioni, copia firmata) e le autorizzazioni di accesso, con la possibilità di scegliere quali utenti o gruppi di utenti possono averne accesso per consultazione o modifica.

Come gestire i documenti

I documenti sono inseriti nell’archivio documentale in varie modalità:

  • drag&drop da parte dell’utente che trascina il file di interesse, indipendentemente dal formato o dal programma che lo genera
  • acquisizione automatica innescata da un evento specifico, ad esempio l’inserimento di un nuovo documento in una cartella, la ricezione di una email o la scrittura di un record nel database ERP o CRM. Questo processo viene disegnato graficamente grazie al designer nativo di BPM ed è possibile assegnare dei task a determinati utenti nel caso in cui l’acquisizione o la classificazione non vadano a buon fine
  • generazione diretta dal motore di reporting o da modelli Office.

Come ricercare i documenti

Una volta che il documento è stato archiviato e classificato grazie ai metadati specifici della classe documentale cui appartiene, la ricerca diviene più rapida e intuitiva grazie alla selezione delle variabili che lo caratterizzano:

  • nome, descrizione, testo
  • stato
  • contatto
  • data del documento
  • data di scadenza o di validità del documento (utili per dare innescare eventi come workflow automatici o eventi in prossimità della data di scadenza o fine validità).

Tutti i documenti gestiti da BPM 6.0 possono essere ricercati, consultati e modificati sia da client che da mobile, così da consentire sia agli utenti in ufficio che a coloro che lavorano prevalentemente in mobilità di operare nelle stesse condizioni.