Gestione gare d’appalto

Gestione gare d'appalto

Settore: Produzione arredi enti pubblici
Area: Gare e appalti

Esigenza iniziale:

  • la gestione delle gare, dalla decisione di partecipare o meno, fino all’eventuale aggiudicazione o ricorsi;
  • tenere traccia dello stato di avanzamento di ciascuna gara e programmare le attività future;
  • le gare sono numerose e, a volte, si protraggono per molti mesi per cui è essenziale uno strumento flessibile per tenere traccia di tutte le attività e dei documenti;

Soluzione: BPM

è strumento ideale perché unisce in un solo ambiente i dati della gara, i documenti, le attività da fare e fatte, lo storico di tutto;

  • è accessibile anche da web/mobile per le attività da fari fuori dall’ufficio (ad esempio apertura delle buste, analisi della concorrenza…)
Processo
  1. Il processo inizia dall’inseriento della opportunità di una nuova gara (ufficio gare). La gara viene individuata con tutte le informazioni necessarie (ente appaltante, codice cig, …);
  2. La direzione decide se partecipare; in caso negativo viene comunque archiviata la motivazione;
  3. Se si decide di partecipare, la prima cosa è pianificare il lavoro che viene suddiviso ed assegnato:
    • parte tecnica
    • parte amministrativa
    • offerta economica
  4. Il plico viene approvato dalla proprietà aziendale;
  5. Viene inviata la documentazione all’ente;
  6. Gestione dell’apertura buste (viene dato incarico ufficiale tramite lettera);
  7. All’apertura delle buste si era pensato di utilizzare l’applicazione mobile/web anche per poter inserire i dati relativi ad altri concorrenti (prezzi, condizioni varie);
  8. Viene registrata la sentenza della gara;
  9. A questo punto si aprono vari scenari:
    • gara non aggiudicata ==> non fare ricorso;
    • gara non aggiudicata ==> fare ricorso (gestione scadenze e tempi);
    • gara aggiudicata in definitiva;
    • gara aggiudicata provvisoriamente (gestione scadenze e tempi);
  10. Firma e archiviazione contratto ufficiale.
Nei vari passaggi sono previsti documenti da archiviare o revisionare a seconda dei casi.
In caso di gara aggiudicata, può partire un processo collegato “STARTUP” che raccoglie le attività interne all’azienda per prendere in carico le attività relative alla gara aggiudicata.
 
Il processo STARTUP, infatti, consiste in una serie di attività a cavallo tra la presa in carico del contratto ed il post-vendita:
  • Analisi delle richieste;
  • Procurement delle dotazioni necessarie;
  • Assunzione del personale necessario o passaggio di cantiere (in caso di subentro ad altra ditta);
  • Assegnazione dell’account responsabile del cantiere;
  • Inserimento del contratto a sistema.

E la parte post vendita:

  • Programmazione visite periodiche e audit;
  • Scadenza contratto

Il processo STARTUP può anche partire indipendentemente da una gara di appalto, nel caso di clienti privati ed è il risultato di una normale attività commerciale.