Gestione tessere smart card

Gestione smart card (tessere pre o post pagate)

Settore: Stazioni di rifornimento carburante
Area: Amministrazione

Esigenza iniziale:
Il flusso di lavoro prevede la verifica e la gestione dei pagamenti delle tessere pre e post pagate dei clienti che fanno rifornimento di carburante presso le stazioni sparse sul territorio. Si tratta di un compito con caratteristiche di ripetitività, ma con la necessità di attenzione costante in merito alla congruità degli importi tra i riferimenti pervenuti dalle singole stazioni e la movimentazione bancaria interessata.

Soluzione: RPA
Allo scopo di fornire un supporto scientifico al processo in osservazione e di limitare al massimo il rischio di errore, il flusso operativo è stato suddiviso in due automazioni distinte per operare con la massima efficienza sulle due tipologie di clientela a disposizione.

Tessere prepagate
Partendo da un file Excel dei bonifici bancari come dato di input, il bot inizia a ciclare le ragioni sociali presenti nella causale sull’applicativo Smart Card allo scopo di individuare il cliente per il quale gestire la ricarica delle tessere.
Qualora nella descrizione immessa dal cliente fosse presente l’eventuale riferimento di suddivisione dell’importo, il BOT provvederà a ricaricare correttamente le tessere, mentre, in assenza di informazioni, prima di scartare la gestione del pagamento, l’automazione provvederà ad individuare, ove possibile, una percentuale ricorrente di ripartizione dell’importo sulle singole tessere a fronte della consultazione dello storico delle ricariche effettuate.
Infine, la funzione di esportazione XML scaricherà le fatture in una cartella dedicata che il BOT utilizzerà per l’importazione delle stesse sul software gestionale in uso e l’invio allo SDI.

Tessere post pagate
Partendo dall’elaborazione del rapporto dei rifornimenti per il periodo indicato (quindicinale o mensile) effettuata dal bot sull’applicazione Smart Card, l’automazione ha il compito di ottimizzare la formattazione dell’export in Excel fornito dal gestionale per permettere l’ordinamento per data erogazione e la generazione di due viste basate su filtri specifici (Stazioni-Clienti).
La somma degli importi relativi alle singole stazioni viene dunque confrontata con quella presente su un file di brogliaccio dedicato e, in caso di incongruenza, il flusso viene bloccato e segnalato per poter eseguire una verifica manuale. Un simile controllo di congruenza è effettuato dal BOT anche per gli importi dei pagamenti dei clienti.
Come per il flusso precedente, anche in questo caso, l’automazione provvederà all’importazione delle fatture emesse nel software gestionale a conclusione del workflow.

Al termine di ciascuna delle due automazioni, è inviato all’ufficio competente un file di report con gli esiti delle operazioni che termina di fatto entrambe le automazioni.