Riconciliazione contabile

Riconciliazione contabile

Settore: Stazioni di rifornimento carburante
Area: Amministrazione

Esigenza iniziale:
La riconciliazione dei movimenti di contabilità è un processo centrale per la gestione amministrativa di un’azienda che implica, a causa dei suoi meccanismi ripetitivi, un notevole dispendio di tempo ed energie con conseguente aumento dell’incidenza del fattore di rischio di errore.
La variabilità delle procedure di recupero dei dati relativi alle singole fatture impone una costante ricerca delle informazioni necessarie all’interno di più sistemi IT in uso.

Soluzione: RPA
Partendo da una serie file Excel, il bot provvede alla verifica ed alla riconciliazione di ogni transazione economica in ingresso.
Nello specifico, dopo aver effettuato il login nel sistema gestionale, l’automazione provvede ad aprire una duplice sessione di lavoro per poter agevolmente inserire e ricercare i dati di fatturazione.
Dall’analisi della stringa presente nella causale dei bollettini e bonifici, postali e bancari, presenti nei file di export, sarà possibile ricavare le seguenti casistiche:

  • numero di fattura presente
  • denominazione cliente presente
  • importo.

Qualora il bot fosse impossibilitato a individuare una corrispondenza univoca della fattura da conciliare, il sistema passerà alla casistica successiva e, nell’eventualità in cui non riuscisse nel suo scopo, inserirà i dati in un conto generico anziché in quello specifico del cliente.
Dopo aver aggiornato lo scadenzario e salvato i dati per ciascuna movimentazione, l’automazione terminerà il flusso a seguito dell’invio di un file di report all’ufficio competente, contenente gli esiti delle operazioni effettuate.

Grazie all’ausilio della tecnologia di automazione dei processi è, dunque, possibile svincolare l’operatore dagli oneri di gestione e ridurre al minimo le operazioni manuali, limitandole ai casi in cui sia impossibile il recupero del dato.