L'esigenza
- Archiviazione di ciclo attivo/passivo
- Invio in conservazione sostitutiva dei documenti
- Flussi extra gestionale, quali autorizzazioni degli ordini di acquisto, fatture fornitore ecc.
- Gestione della documentazione esterna: sicurezza, schede manutenzione, certificati di qualità con relative scadenze
- Gestione delle offerte commerciali tramite workflow
La soluzione: Globe
Nel software documentale Globe, l’azienda Mantovani e Vicentini ha trovato la soluzione ideale per gestire la propria documentazione ed i flussi ad essa associati. Nel dettaglio, oltre all’archiviazione e conservazione di ciclo attivo e passivo, sono stati implementati alcuni flussi particolarmente interessanti e completamente integrati con l’ERP aziendale:
- Workflow di approvazione delle Richieste di Acquisto (RDA) con limiti di spesa.
- Creazione, tramite APP Globe, di documentazione fotografica relativa alle spedizioni dei macchinari, da allegare alla commessa.
- Sempre tramite APP Globe, richiesta di approvvigionamento postazione Kanban verso gestionale per rilascio materiale.
- Raggruppamento in dossier di tutta la documentazione collegata ad uno specifico n° di serie del macchinario.
- Gestione delle quotazioni tramite un task specifico, che coinvolge ufficio vendite e produzione, per la definizione di costi e tempi.
- Gestione delle offerte commerciali: è stato implementato un workflow che permette di gestire gli stati del documento d’offerta e che in specifici casi può richiedere l’intervento dell’Ufficio Tecnico e della Produzione per delle elaborazioni, per poi far tornare l’offerta definitiva al commerciale che provvede ad inviarla al cliente. Il workflow permette inoltre di notificare le evoluzioni agli utenti successivi nel flusso per quanto riguarda Offerta, Lead Times, Spedizioni, Commesse ecc.
Approvazione delle richieste di acquisto (RDA)
Quando un utente inserisce una richiesta di acquisto (RDA) all’interno dell’ERP e la stampa, si innesca automaticamente un workflow autorizzativo in Globe. Per questo flusso è stato implementato il concetto di manager approvatore: egli riceverà una notifica via mail contenente un link ad una pagina web, in cui l’approvatore potrà decidere se approvare o meno la richiesta di acquisto e motivare l’azione intrapresa tramite un campo note. Una volta che l’RDA è stata emessa, sarà possibile consultare il dettaglio sullo stato del task. Quando l’RDA viene approvata, viene inserita automaticamente una nota sul documento. Inoltre verrà apposta la firma in formato digitale dell’approvatore.
Documentazione fotografica spedizioni tramite APP
Prima di scegliere il software documentale Globe, la creazione di documentazione fotografica relativa alla spedizione dei prodotti finiti seguiva un processo molto macchinoso e lungo: una persona preposta doveva scattare le foto dei colli pronti alla spedizione con una macchina fotografica, collegarsi al pc e scaricare le foto, allegarle manualmente alla commessa corretta ecc.)
Grazie all’APP Globe il processo è stato snellito e sono state automatizzate alcune procedure, con notevole risparmio di tempo e maggior efficienza. L’app è fruibile da qualsiasi dispositivo mobile Android o iOS.
È stata implementata una specifica azione all’interno dell’app (“Acquisizione immagini spedizione”), che permette all’utente di creare facilmente tutta la documentazione fotografica necessaria ed allegarla alla commessa corretta: tramite un device mobile l’utente potrà scansionare il barcode della spedizione ed in questo modo Globe compilerà alcune informazioni in maniera automatica (numero commessa, codice cliente ecc.). Sempre tramite app, procederà poi a scattare le foto della spedizione necessarie e Globe in automatico le collegherà alla commessa giusta.
Grazie all’integrazione, tutte le foto saranno disponibili nell’ERP aziendale come link collegati alla commessa.
Richiesta di approvvigionamento Kanban tramite APP
Sempre sfruttando l’app Globe, Mantovani e Vicentini Srl ha scelto di ottimizzare la gestione del magazzino, implementando un’azione di “Richiesta approvvigionamento Kanban”.
L’utente dovrà inserire:
- La sede in cui si trova la postazione Kanban e l’ID della postazione
- Scansionare tramite fotocamera il barcode dell’articolo per cui si vuole fare la richiesta. A partire dal barcode, Globe andrà a compilare in automatico altri campi necessari (ad es. descrizione articolo).
- Una volta confermata la richiesta, essa verrà inserita a gestionale per il rilascio del materiale.
I vantaggi della soluzione
Uno dei punti di forza maggiormente apprezzato dall’azienda riguarda la piena integrazione del software documentale Globe con l’ERP già in uso nell’impresa. Questo permette di:
- avere un unico punto di accesso a tutta la documentazione aziendale
- creare collegamenti tra documenti correlati in modo automatico (facilitando e velocizzando la navigazione e consultazione della documentazione)
- automatizzare alcune procedure con poco valore aggiunto.
Gli utilizzatori finali del prodotto hanno restituito un ottimo feedback sull’integrazione tra le due soluzioni.
Perseguendo un’ottica lean, inoltre, adottare un software che permetta di gestire documenti e processi in modo intelligente permette di snellire le procedure, ridurre il quantitativo di documenti cartacei e gli scambi manuali.
Gli utenti poi non dovranno più perdere tempo a richiedere ad altri di inviare della documentazione, perché tutto ciò di cui hanno bisogno è reperibile in autonomia all’interno di Globe.
Globe rappresenta inoltre un ottimo strumento per mantenere tracciato tutto ciò che riguarda i documenti, comprese le comunicazioni e lo scambio tra gli utenti. Tutto questo si traduce in un minor rischio di perdita di informazioni e maggior controllo sui flussi di informazioni.
Massarenti Luca - IT Admin - Schlumberger
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