Valli Spa

L'esigenza

Valli Spa è una storica azienda romagnola, specializzata nella produzione ed installazione di attrezzature per l’avicoltura. Uno dei valori fondanti di questa impresa è la qualità: per questo desideravano affidarsi ad una soluzione che permettesse loro una gestione efficiente, centralizzata e priva di errori della documentazione aziendale.

Nello specifico è stato implementato un interessante progetto per la gestione di tutti i flussi documentali riguardanti il personale, dall’apertura di una nuova posizione lavorativa, all’assunzione di una nuova figura, fino alla gestione di tutta la documentazione che riguarda il dipendente durante la sua permanenza in azienda.

L'esigenza

Il software per la gestione intelligente di documenti e processi, Globe, ha permesso a Valli Spa di gestire in modo efficiente e veloce tutta la documentazione dell’ufficio Risorse Umane, guidando gli utenti preposti alla creazione ed archiviazione dei documenti necessari ed all’esecuzione di specifiche azioni.

Inoltre, grazie a Globe, vengono gestite eventuali scadenze dei documenti, con la possibilità di impostare specifici alert e notifiche, che richiamano l’attenzione su una particolare azione da eseguire (ad es. rinnovo di un documento).

Nel dettaglio sono stati implementati due flussi con il software Globe: uno per la gestione di nuove esigenze lavorative di assunzione di personale ed un secondo flusso che permette di gestire tutta la documentazione del personale, necessaria sia per l’assunzione, che durante tutta la permanenza di un dipendente in azienda (ad es. visite mediche, formazione sulla sicurezza, documenti d’identità…)

Flusso 1: Gestione dell'esigenza lavorativa per l'assunzione di nuovo personale

Un primo flusso che in Valli Spa viene gestito tramite Globe, riguarda le esigenze di assunzione di nuovo personale.

Nello specifico, quando in un reparto emerge la necessità di assumere delle nuove figure professionali, uno dei responsabili di reparto inserisce in Globe un’esigenza di assunzione di nuovo personale, tramite una specifica azione, in cui vengono specificati la figura professionale ed una descrizione del profilo ricercato.

La richiesta viene così inoltrata automaticamente all’Ufficio amministrazione e personale, che:
  • Attiva la ricerca inoltrando una richiesta con le specifiche dei profili alle agenzie interinali. Man mano che le agenzie inoltrano nuovi CV, essi vengono salvati e catalogati all’interno di Globe.
  • Effettua una ricerca interna nel database aziendale di curricula, arrivati tramite candidature spontanee o da precedenti ricerche e salvati all’interno di Globe.
Quando l’agenzia invia un nuovo CV o in archivio viene trovato un curriculum interessante per quella posizione, esso viene collegato tramite Link all’esigenza inserita.
Dopo una prima scrematura dei curricula, l’Ufficio Personale attiva la richiesta di colloquio per ognuno dei CV d’interesse, sempre tramite una specifica azione in Globe. Dopo aver attivato questa procedura di convocazione, Globe crea un PDF autogenerato, che viene stampato ed utilizzato durante il colloquio per annotarsi informazioni rilevanti e fornire dei punteggi al candidato. Questo documento è il verbale di colloquio.
pdf_autogen_colloquio

Al termine del colloquio conoscitivo, il verbale compilato viene scansionato ed inserito automaticamente in Globe, che tramite barcode è in grado di allegarlo come copia firmata al verbale di colloquio autogenerato.

Questo scatena un flusso rivolto all’ufficio personale, che in base ai verbali di colloquio valuta e decide chi è il candidato che verrà assunto ed inserisce in Globe l’esito, chiudendo così l’esigenza inserita inizialmente.

chiudi_colloquio

Flusso 2: Gestione della documentazione del personale assunto

Un secondo flusso gestito da Valli Spa tramite Globe riguarda la raccolta, creazione e gestione di tutta la documentazione necessaria per l’assunzione e durante tutto il periodo di permanenza del dipendente nell’azienda.

Per quanto riguarda la documentazione di assunzione, una prima parte del workflow, che viene eseguito quando l’esito del colloquio è positivo, è collegata al documento “Visita medica”:

  • L’ufficio amministrativo riceve una notifica che deve fissare la visita medica
  • Si apre in automatico un task di inserimento dell’esito della visita (idoneo/non idoneo): se il candidato risulta non idoneo il flusso viene terminato, perché il rapporto lavorativo non può sussistere. Se invece il candidato è idoneo, dovrà essere allegato il certificato medico ed inserita la scadenza della visita medica, di modo che Globe possa gestire in automatico i reminder per la prossima visita.
  • Se l’esito della visita è positivo, il workflow prevede che venga data comunicazione dell’assunzione del nuovo personale nel portale dell’azienda
  • Il nuovo dipendente viene inserito nell’anagrafica dipendente all’interno dell’ERP aziendale (SAM ERP2) ed in Globe viene creata la scheda personale come PDF autogenerato, la quale sarà automaticamente agganciata al CV del candidato.
visita_medica__flusso
azioni

Si passa quindi alla fase di raccolta della documentazione successiva:

  • Vengono raccolti ed archiviati in Globe tutti i documenti personali del dipendente (carta d’identità, patente, passaporto, codice fiscale ecc.) con gestione dei reminder di scadenza del documento.
inserisci_doc_personali
  • Viene inserito in Globe l’attestato di formazione generale per la sicurezza
  • Eventualmente viene archiviato l’attestato di formazione specifica, se il reparto in cui verrà inserito il dipendente lo richiede
  • Viene scansionato ed archiviato il contratto di assunzione firmato
contratto
Una volta inserito il contratto, la gestione della documentazione passa all’ufficio IT per il rilascio del badge ed eventualmente la creazione dell’utente di dominio. Agli utenti preposti dell’ufficio CED comparirà una maschera contenente l’elenco completo dei documenti da consegnare e le attività da eseguire. In particolare:
  • L’IT genera automaticamente da Globe alcuni documenti (autorizzazione al trattamento dei dati, accordo di riservatezza, lettera d’incarico, vademecum sull’utilizzo della password, regolamentazione software/copyright). Tutta questa documentazione dovrà essere restituita firmata dal nuovo dipendente, per essere poi scansionata ed associata automaticamente da Globe all’originale.
  • L’IT consegna il badge ed eventualmente username e password al dipendente
  • L’IT conferma tramite un’apposita maschera in Globe di aver consegnato il badge ed eventualmente le credenziali
cred_ad

A questo punto tocca all’Ufficio Sicurezza creare e gestire tutta una serie di documenti:

  • L’ufficio crea e stampa il modulo formativo del personale tramite Globe, a partire da un modello Excel. Questo modulo viene consegnato al referente di accoglienza.
  • Vengono stampate e consegnate al dipendente le istruzioni di sicurezza, con richiesta di conferma di avvenuta consegna tramite un’apposita maschera in Globe.
  • Viene erogata della formazione specifica su argomenti quali tutela della maternità, trasferimenti in itinere, rischio biologico in allevamento, gestione emergenze ecc. Terminata la formazione, in Globe viene generato un test per ogni argomento, a partire da un modello Word. Viene poi acquisita la copia firmata ed associata all’originale.
sicurezza

I vantaggi della soluzione

Scegliendo di gestire con il software Globe i flussi documentali legati alla selezione ed assunzione di personale, Valli Spa può beneficiare di una serie di importanti vantaggi:

  • Gestione efficiente e centralizzata del processo di selezione del personale
  • Creazione di un flusso ordinato per la gestione dei vari step di ricerca e assunzione del personale
  • Archiviazione ordinata e ricerca rapida dei Curricula ricevuti
  • Possibilità di creare collegamenti tra CV e posizioni aperte
  • Pieno controllo sulla creazione ed acquisizione della documentazione necessaria per l’assunzione
  • Gestione delle scadenze dei documenti con impostazione di reminder e notifiche
”
Grazie all’utilizzo di Globe abbiamo automatizzato la Gestione Dipendenti, per fare in modo che il processo legato alle attività relative alla ricerca/selezione di nuovo personale e alla gestione della documentazione del personale in forza fosse più efficiente e centralizzata. Grazie al progetto che è stato realizzato, è diminuito il tempo necessario per l’archiviazione dei CV ricevuti che sono, ora, facilmente reperibili e consultabili da coloro che ne sono stati abilitati alla visione. E’ stato realizzato un flusso automatizzato per l’acquisizione di tutti i documenti necessari in fase di assunzione e per l’archiviazione/gestione di tutta la documentazione che può nascere durante il tempo di permanenza in azienda di un dipendente; l’automatismo è stato gestito attraverso task che partono al verificarsi di alcuni eventi ed innescano l’invio di notifiche alle persone coinvolte nel processo. L’invio di notifiche ci ha permesso di gestire anche le scadenze dei documenti. La consultazione all’interno di Globe è semplice e veloce grazie anche ai collegamenti presenti tra i documenti ed in più, in ogni momento, è possibile visionare l’intero processo grazie al monitor che mostra il riepilogo dei task che sono stati eseguiti e di quelli che, invece, devono ancora essere processati.

Balzani Francesca – IT Manager – VALLI Spa

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