Expertise
Gestire i flussi documentali e organizzare i processi operativi permette di raggiungere immediata efficienza in tutti le aree operative, perché la flessibilità di BPM e la Document Intelligence di Globe possono essere sfruttate in ogni azienda, indipendentemente dal settore e dall’organizzazione interna.
Nel corso degli anni abbiamo supportato Clienti e Partner Digit Company nella realizzazione di applicazioni digitali per trarre valore dalle proprie attività lungo tutta la catena di valore e ridurre sprechi e inefficienze.
Clicca sulle varie aree di applicazione e scopri alcune expertise per rendere efficienti i processi tipici, ottimizzare la gestione dei flussi di lavoro e valorizzare le competenze interne.
BPM
La flessibilità del BPM permette di pianificare e controllare ogni tipo di processo sia in ambito manifatturiero che nelle imprese di servizi. Puoi certificare le procedure aziendali, incrementare la produttività e consolidare la collaborazione tra utenti e team differenti.
Ecco alcune attività, tra le numerose applicazioni pratiche, che possono trarre beneficio dal Business Process Management.

Gestione delle fatture da emettere per attività rimaste aperte a fine anno contabile
• Redazione delle distinte di pagamento delle fatture passive (post-processo di approvazione) e passaggio alla funzione contabile per il pagamento
• Gestione e automazione nella compilazione degli elenchi INTRASTAT riepilogativi degli acquisti intracomunitari di beni e servizi
• Acquisizione automatica fatture passive da portale web di archiviazione, riversamento nel database BPM e smistamento alle funzioni designate per i differenti livelli di approvazione previsti
• Gestione e monitoraggio scadenze per le diverse attività in ambito finanziario e contabile
• Processo di approvazione fatture di acquisto e approvazione al pagamento
• Inserimento richiesta e approvazione interventi su parco auto aziendale con emissione ordine a fornitore direttamente da ERP
• Scorecard fornitore per qualifica e valutazione performance, con integrazione ERP
• Standardizzazione ed efficientamento dell’approvvigionamento nelle procedure di Richiesta di Acquisto (RDA)
• Ricezione, approvazione e sblocco delle scadenze fatture fornitore su ERP
• Processo di approvazione fatture di acquisto e approvazione al pagamento
• Inventory management con gestione dei processi di riassortimento merce alle filiali e ai punti vendita
• Gestione richiesta di attrezzature
• Gestione flusso RDO con elaborazione quotazioni/offerte ed inserimento ordini in ERP con analisi KPI
• Gestione flusso RDO con acquisizione richieste da form sul sito web, redazione dell’offerta commerciale, approvazione da parte dell’ufficio tecnico-commerciale, generazione pdf su modello aziendale e invio alla email cliente indicata nel form di richiesta web
• Gestione flusso autorizzativo, integrato nel flusso RDO, con diversi livelli di autorizzazione e policy autorizzative. Gestione del successivo processo di lavorazione integrato all’analisi del materiale in ingresso
• Gestione preventivi, anche con il coinvolgimento dei diversi dipartimenti aziendali che concorrono alla determinazione del prezzo
(ad es. Ufficio Tecnico, Acquisti, Produzione)
• Gestione delle conferme d’ordine e innesco del processo di industrializzazione con il coinvolgimento dei diversi dipartimenti aziendali
(ad es. Ufficio Tecnico, Acquisti, Produzione)
• Gestione commesse all’interno di contratti quadro: monitoraggio budget collegato alle timbrature dipendenti coinvolti nel progetto ed esportazione verso l’ERP di tutti i dati necessari per l’emissione delle fatture attive
• Gestione delle revisioni e coordinamento con le altre aree aziendali
(ed es. Ufficio Tecnico, Produzione, Acquisti)
• Gestione dei flussi RDO (richieste di offerta), avanprogetto e relativi
flussi di approvazione tecnico-economica
• Coordinamento delle politiche e attività di reso con flussi di autorizzazione e collaborazione tra i differenti Dipartimenti coinvolti (Ufficio Logistica, Magazzino, Post-vendita, Amministrazione, etc…)
• Gestione attività di post-vendita, schede riparazione e resi
• Ticket management e helpdesk, con gestione di richieste di assistenza o intervento
• Employee onboarding con gestione dell’intero ciclo di assunzione: recruitment, offerta, predisposizione e distribuzione della documentazione sino al processo di onboarding
• Coordinamento delle attività di reso e di conto riparazione con il coinvolgimento dei Dipartimenti aziendali interessati (ed es. Ufficio Commerciale, Ufficio Acquisti, ecc.)
• Gestione delle campionature prodotti con schedulazione O.P. e fasi di lavorazione, controlli siglati mediante firma digitale e generazione di un report campionatura finale da condividere con colleghi e clienti
• Gestione commesse e progetti: fase di avvio, monitoraggio dell’esecuzione, fase di collaudo finale
• Flusso di creazione, approvazione e modifica di schede tecniche, di prodotto, schede ricette, schede costo
• Gestione dei processi di sviluppo nuovo prodotto o modifica a prodotto esistente
• Gestione delle campionature a clienti
• Gestione del ciclo creazione o modifica articolo
• Gestione delle richieste R&D provenienti dai clienti
• Governance delle metodologie APQP (Advanced Product Quality Planning) e PPAP (Product Part Approval Process) per la gestione della conformità del nuovo prodotto in sviluppo e dei processi di modifica
• Gestione richieste di certificazione: profilazione dei consulenti in base alle richieste di certificazione e alle specifiche competenze, consuntivazione costi per flusso RDO e monitoraggio cronoprogramma
• Gestione reclami con monitoraggio dello stato del processo e governance delle interazione tra Dipartimenti interni e con il cliente
• Processi compliant per l’adesione e la governance delle principali certificazioni del settore alimentare (IFS, BRC, ecc.)
• Gestione delle non-conformità (NC interne e NC verso fornitori) con gestione della causa e pianificazione della risoluzione
• Gestione del processo di selezione e valutazione dei fornitori
• Controlli di accettazione o di processo e relativi flussi di gestione
• Gestione delle richieste di campionatura a cliente
• Gestione reclami, non-conformità e redazione di report secondo la metodologia "8D Problem Solving"
• Gestione delle azioni correttive, preventive e di miglioramento
• Processi compliant per l’adesione e la governance delle principali certificazioni di settore automotive (IATF)
• Gestione delle procedure per la partecipazione alle gare d’appalto con registrazione documenti, monitoraggio scadenziario e post-gara con generazione dei listini contrattualizzati e degli ordini di vendita
• Gestione e tracciamento dell’iter di ottenimento dell’autorizzazione
doganale di status AEO
Globe
L’adozione di Globe consente la gestione intelligente di processi e informazioni, sfruttando le funzionalità della Document Intelligence. Non solo archiviazione documentale, ma la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti e delle informazioni, per renderli elementi attivi e produttivi all’interno dell’azienda.
Vuoi scoprire alcuni campi di applicazione (trasversali all’organizzazione) dove puoi tagliare costi e sprechi inutili legati ai documenti cartacei e la loro gestione manuale tradizionale?

• Generazione xml fatture attive (da spool di stampa, mappatura PDF, tabelle di frontiera…)
• Automazione processi di pre-registrazione fatture
• Importazione dati da cassetto fiscale e verifica fatture attive/passive
• Automazione processi di riscontro fatture
• Gestione flusso richiesta a Istituti bancari per consegna contanti (monete/banconote) a punti vendita
• Integrazione diretta e colloqui SDI per Fatturazione Elettronica
• Integrazioni con provider per Conservazione sostitutiva
• Acquisizione foto assegni di pagamento da agenti, ciclo approvativo e distinte versamento banca (integrazione con contabilità)
• Qualificazione e valutazione performance fornitori, con generazione reportistica e dashboard monitoraggio
• Gestione gare d'appalto
• Portali fornitori (per distribuzione documentazione amministrativa, tecnica, qualità, ecc.)
• Acquisizione e gestione flussi approvativi rapportini di intervento fornitori servizi
• Flussi RDA - RDO - ordini con integrazioni ERP
• Flussi automatici per richiesta / acquisizione documentazione da fornitore e reminder per documenti soggetti a scadenza
• Generazione automatica e distribuzione etichette
• Portale punti vendita (distribuzione documentazione a punti vendita diretti)
• Flussi RDA - RDO - ordini con integrazioni ERP
• Gestione garanzie clienti con archiviazione scontrini
• Portale affiliati (distribuzione documentazione a punti vendita affiliati)
• Generazione e pubblicazione reportistica vendite
• Integrazioni EDI Amazon Marketplace
• Acquisizione dati / documentazione e integrazioni con portali ministeriali per comunicazioni cogenti (es. comunicazione vendite Gas Fluorurati)
• Flusso richiesta Ferie / Permessi
• Gestione rimborsi spese
• Pianificazione, controllo e validazione presenze personale in Smartworking
• Gestione documentazione amministrativa (cedolini, CUD, ecc.)
• Portale dipendenti (accesso via web e con App mobile)
• Gestione ricerche personale (con pubblicazione su siti web aziendali)
• Procedure / modulistica del personale
• Registrazione sanzioni disciplinari
• Acquisizione automatica candidature / CV (integrazione con siti web)
• Registrazioni formazione e controllo scadenze per formazione obbligatoria
• Automazione carichi di magazzino da documenti e da flussi EDI
• Gestione documentazione flussi logistici (es. inevasi, resi, ecc.)
• Gestione documentazione di spedizione / doganale
• Automazione carichi merci “dirette”
• Creazione via App di documentazione fotografica relativa alla spedizione dei prodotti finiti
• Gestione flussi richiesta manutenzioni macchine, attivazione e controllo fornitori
• Archiviazione e gestione controllata documentazione di commessa
(ordini produzione, schede commessa, registrazione controlli, ecc.)
• Flussi di gestione non conformità
• Flussi per automazione della produzione di certificati
• Gestione verbali audit interni ed esterni
• Gestione normative
• Flussi di gestione azioni correttive
• Flussi per automazione della produzione di documentazione di prova e collaudo
• Flussi controllati di approvazione e distribuzione documentazione
• Flussi di gestione “8D”
• Acquisizione e gestione certificati materiali di acquisto
• Gestione verbali di riesame della direzione
• Gestione verbali consegna DPI
• Gestione pratiche legali
• Procedure e documentazione igiene
• Gestione verbali enti ispettivi
• Gestione questionari sanitari (emergenza covid-19)
• Gestione comunicazioni “unità di crisi alimentare”
• Gestione verbali incontri
• Gestione flusso richieste esercizio diritti
• Flusso approvativo e distribuzione “Informative”
• Gestione contenzioso
• Registri trattamento - Analisi rischi - DPIA
• Documentazione normativa
• Flusso approvativo nomine autorizzati e nomine responsabili
• Acquisizione e pubblicazione planogrammi (integrazione Space Planning),
con distribuzione automatica ai punti vendita
• Gestione rassegna stampa
• Gestione piani marketing / attività
• Gestione verbali intervento GPG
• Gestione richieste / verbali accesso immagini videosorveglianza da parte delle autorità competenti
• Gestione denunce e querele
• Gestione scadenzario documenti soggetti ad aggiornamento
(es. Certificati antincendio, Autorizzazioni, ecc.)
• Gestione flusso controllato collaudi e deployment progetti “Sistemi informativi”
• Sistemi di ticketing “su misura”
• Documentazione “How-To” help desk sistemi informativi
• Gestione centralizzata PEC aziendali e smistamento comunicazioni
• Acquisizione e smistamento raccomandate cartacee
RPA
Introdurre in azienda tecnologie RPA significa avere a disposizione dei digital workers che eseguono un elevato numero di task ripetitivi e a scarso valore aggiunto. In tal modo, gli utenti si concentrano sulla valorizzazione delle proprie abilità, proprio dove i robot non possono intervenire.
Scopri alcune attività che puoi automatizzare con gli strumenti RPA per rendere i processi più ottimizzati, facili da gestire ed efficienti.
Caratteristiche generali dei processi da automatizzare
Alcuni suggerimenti
Servizi HR
- Libro paga
- Gestione orari e presenze
- Onboarding e offboarding
- Selezione personale
- Amministrazione personale
- Istruzione e formazione
Servizi IT
- Test dei software
- Monitoraggio di server e app
- Elaborazione in lotti
- Elaborazione e distribuzione e-mail
- Reimpostazione e sblocco password
- Backup e ripristino
Supply Chain
- Gestione delle scorte
- Pianificazione domanda e offerta
- Gestione fatture e contratti
- Gestione ordini di lavoro
- Elaborazione resi
- Gestione merci
Servizio clienti
- Richieste clienti
- Gestione ordini
- Creazione account cliente
- Elaborazione documenti
- Storicizzazione e controllo duplicati
Finanza e contabilità
- Richieste, creazione e gestione PO, elaborazione pagamenti, reportistica, fatturazione
- Gestione preventivi
- Domande di cassa, Gestione del credito
- Contabilità generale, interaziendale
- Riconciliazioni bancarie, chiusure, consolidamenti, incassi
Case History
Grazie all’applicazione delle soluzioni Digit Company abbiamo collaborato con aziende di settori molto diversificati, consentendo loro di riprogettare e ottimizzare processi fino ad allora manuali e poco tracciabili, scarsamente efficienti e molto impattanti sui costi.
Leggi alcune delle nostre case history per comprendere come abbiamo applicato nei diversi contesti aziendali le nostre expertise.