Esempi di applicazione

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Expertise

Gestire i flussi documentali e organizzare i processi operativi permette di raggiungere immediata efficienza in tutti le aree operative, perché la flessibilità di BPM e la Document Intelligence di Globe possono essere sfruttate in ogni azienda, indipendentemente dal settore e dall’organizzazione interna.

Nel corso degli anni abbiamo supportato Clienti e Partner Digit Company nella realizzazione di applicazioni digitali per trarre valore dalle proprie attività lungo tutta la catena di valore e ridurre sprechi e inefficienze.

Clicca sulle varie aree di applicazione e scopri alcune expertise per rendere efficienti i processi tipici, ottimizzare la gestione dei flussi di lavoro e valorizzare le competenze interne.

BPM

La flessibilità del BPM permette di pianificare e controllare ogni tipo di processo sia in ambito manifatturiero che nelle imprese di servizi. Puoi certificare le procedure aziendali, incrementare la produttività e consolidare la collaborazione tra utenti e team differenti.

Ecco alcune attività, tra le numerose applicazioni pratiche, che possono trarre beneficio dal Business Process Management.

Logo BPM-Ufficiale
Consuntivazione commesse da contratti quadro con esportazione righe su ERP per la registrazione delle fatture attive.
Gestione delle fatture da emettere per attività rimaste aperte a fine anno contabile
• Redazione delle distinte di pagamento delle fatture passive (post-processo di approvazione) e passaggio alla funzione contabile per il pagamento
• Gestione e automazione nella compilazione degli elenchi INTRASTAT riepilogativi degli acquisti intracomunitari di beni e servizi
Acquisizione automatica fatture passive da portale web di archiviazione, riversamento nel database BPM e smistamento alle funzioni designate per i differenti livelli di approvazione previsti
• Gestione e monitoraggio scadenze per le diverse attività in ambito finanziario e contabile
• Processo di approvazione fatture di acquisto e approvazione al pagamento

• Gestione flusso RDA: approvazione e generazione ordini, con integrazione ERP
• Inserimento richiesta e approvazione interventi su parco auto aziendale con emissione ordine a fornitore direttamente da ERP
Scorecard fornitore per qualifica e valutazione performance, con integrazione ERP
• Standardizzazione ed efficientamento dell’approvvigionamento nelle procedure di Richiesta di Acquisto (RDA)
• Ricezione, approvazione e sblocco delle scadenze fatture fornitore su ERP
• Processo di approvazione fatture di acquisto e approvazione al pagamento
Inventory management con gestione dei processi di riassortimento merce alle filiali e ai punti vendita
• Gestione richiesta di attrezzature

• Gestione startup e post go-live per servizi ICT. Registrazione informazioni preliminari, archiviazione offerta economica nell’ERP, cronoprogramma e stato avanzamento progetto con monitoraggio del monte ore preventivato
• Gestione flusso RDO con elaborazione quotazioni/offerte ed inserimento ordini in ERP con analisi KPI
• Gestione flusso RDO con acquisizione richieste da form sul sito web, redazione dell’offerta commerciale, approvazione da parte dell’ufficio tecnico-commerciale, generazione pdf su modello aziendale e invio alla email cliente indicata nel form di richiesta web
• Gestione flusso autorizzativo, integrato nel flusso RDO, con diversi livelli di autorizzazione e policy autorizzative. Gestione del successivo processo di lavorazione integrato all’analisi del materiale in ingresso
• Gestione preventivi, anche con il coinvolgimento dei diversi dipartimenti aziendali che concorrono alla determinazione del prezzo
(ad es. Ufficio Tecnico, Acquisti, Produzione)
• Gestione delle conferme d’ordine e innesco del processo di industrializzazione con il coinvolgimento dei diversi dipartimenti aziendali
(ad es. Ufficio Tecnico, Acquisti, Produzione)
• Gestione commesse all’interno di contratti quadro: monitoraggio budget collegato alle timbrature dipendenti coinvolti nel progetto ed esportazione verso l’ERP di tutti i dati necessari per l’emissione delle fatture attive
• Gestione delle revisioni e coordinamento con le altre aree aziendali
(ed es. Ufficio Tecnico, Produzione, Acquisti)
• Gestione dei flussi RDO (richieste di offerta), avanprogetto e relativi
flussi di approvazione tecnico-economica

• Gestione interventi di manutenzione: manutenzione veicolo con integrazioni ERP per inserimento anagrafiche clienti, prodotti, targhe/telai, offerte/ordini di vendita ed interventi schedulati in CRM2
Coordinamento delle politiche e attività di reso con flussi di autorizzazione e collaborazione tra i differenti Dipartimenti coinvolti (Ufficio Logistica, Magazzino, Post-vendita, Amministrazione, etc…)
• Gestione attività di post-vendita, schede riparazione e resi
Ticket management e helpdesk, con gestione di richieste di assistenza o intervento

• Gestione della documentazione e degli adempimenti relativi ai dipendenti e ai collaboratori esterni
Employee onboarding con gestione dell’intero ciclo di assunzione: recruitment, offerta, predisposizione e distribuzione della documentazione sino al processo di onboarding

Approntamento degli ordini con preparazione dei piani del materiale in partenza e dei piani di spedizione
• Coordinamento delle attività di reso e di conto riparazione con il coinvolgimento dei Dipartimenti aziendali interessati (ed es. Ufficio Commerciale, Ufficio Acquisti, ecc.)
• Gestione flusso di approvazione distinte base, con esportazione delle modifiche e dei nuovi inserimenti verso l’ERP
• Gestione delle campionature prodotti con schedulazione O.P. e fasi di lavorazione, controlli siglati mediante firma digitale e generazione di un report campionatura finale da condividere con colleghi e clienti
• Gestione commesse e progetti: fase di avvio, monitoraggio dell’esecuzione, fase di collaudo finale
• Flusso di creazione, approvazione e modifica di schede tecniche, di prodotto, schede ricette, schede costo
• Gestione dei processi di sviluppo nuovo prodotto o modifica a prodotto esistente
• Gestione delle campionature a clienti
• Gestione del ciclo creazione o modifica articolo
• Gestione delle richieste R&D provenienti dai clienti
• Governance delle metodologie APQP (Advanced Product Quality Planning) e PPAP (Product Part Approval Process) per la gestione della conformità del nuovo prodotto in sviluppo e dei processi di modifica

• Gestione dei cicli di collaudo, con reportistica delle attività svolte e statistiche finali
• Gestione richieste di certificazione: profilazione dei consulenti in base alle richieste di certificazione e alle specifiche competenze, consuntivazione costi per flusso RDO e monitoraggio cronoprogramma
Gestione reclami con monitoraggio dello stato del processo e governance delle interazione tra Dipartimenti interni e con il cliente
• Processi compliant per l’adesione e la governance delle principali certificazioni del settore alimentare (IFS, BRC, ecc.)
Gestione delle non-conformità (NC interne e NC verso fornitori) con gestione della causa e pianificazione della risoluzione
• Gestione del processo di selezione e valutazione dei fornitori
• Controlli di accettazione o di processo e relativi flussi di gestione
• Gestione delle richieste di campionatura a cliente
• Gestione reclami, non-conformità e redazione di report secondo la metodologia "8D Problem Solving"
• Gestione delle azioni correttive, preventive e di miglioramento
• Processi compliant per l’adesione e la governance delle principali certificazioni di settore automotive (IATF)

• Preparazione, gestione e mappatura delle attività, documenti, ruoli e scadenze nelle diverse fasi del processo di partecipazione alle gare di appalto pubbliche
• Gestione delle procedure per la partecipazione alle gare d’appalto con registrazione documenti, monitoraggio scadenziario e post-gara con generazione dei listini contrattualizzati e degli ordini di vendita

• Gestione e monitoraggio scadenze per le diverse attività in marketing, comunicazione, organizzazione eventi e manifestazioni, collaborazione con fornitori di servizi

• Gestione delle pratiche di sinistro, elaborazione ed evasione delle liquidazioni
• Gestione e tracciamento dell’iter di ottenimento dell’autorizzazione
doganale di status AEO


Globe

L’adozione di Globe consente la gestione intelligente di processi e informazioni, sfruttando le funzionalità della Document Intelligence. Non solo archiviazione documentale, ma la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti e delle informazioni, per renderli elementi attivi e produttivi all’interno dell’azienda.

Vuoi scoprire alcuni campi di applicazione (trasversali all’organizzazione) dove puoi tagliare costi e sprechi inutili legati ai documenti cartacei e la loro gestione manuale tradizionale?

Globe per Siam
• Gestione documentale ciclo attivo (DDT/Fatture)
Generazione xml fatture attive (da spool di stampa, mappatura PDF, tabelle di frontiera…)
Automazione processi di pre-registrazione fatture
Importazione dati da cassetto fiscale e verifica fatture attive/passive
• Automazione processi di riscontro fatture
• Gestione flusso richiesta a Istituti bancari per consegna contanti (monete/banconote) a punti vendita
Integrazione diretta e colloqui SDI per Fatturazione Elettronica
Integrazioni con provider per Conservazione sostitutiva
Acquisizione foto assegni di pagamento da agenti, ciclo approvativo e distinte versamento banca (integrazione con contabilità)
• Gestione flussi contrattuali, con firme digitali
Qualificazione e valutazione performance fornitori, con generazione reportistica e dashboard monitoraggio
• Gestione gare d'appalto
Portali fornitori (per distribuzione documentazione amministrativa, tecnica, qualità, ecc.)
• Acquisizione e gestione flussi approvativi rapportini di intervento fornitori servizi
• Flussi RDA - RDO - ordini con integrazioni ERP
• Flussi automatici per richiesta / acquisizione documentazione da fornitore e reminder per documenti soggetti a scadenza

• Gestione flussi contrattuali, con firme digitali
• Generazione automatica e distribuzione etichette
• Portale punti vendita (distribuzione documentazione a punti vendita diretti)
• Flussi RDA - RDO - ordini con integrazioni ERP
• Gestione garanzie clienti con archiviazione scontrini
Portale affiliati (distribuzione documentazione a punti vendita affiliati)
• Generazione e pubblicazione reportistica vendite
Integrazioni EDI Amazon Marketplace
Acquisizione dati / documentazione e integrazioni con portali ministeriali per comunicazioni cogenti (es. comunicazione vendite Gas Fluorurati)

• Gestione documentazione contrattuale
• Flusso richiesta Ferie / Permessi
• Gestione rimborsi spese
• Pianificazione, controllo e validazione presenze personale in Smartworking
• Gestione documentazione amministrativa (cedolini, CUD, ecc.)
Portale dipendenti (accesso via web e con App mobile)
• Gestione ricerche personale (con pubblicazione su siti web aziendali)
• Procedure / modulistica del personale
• Registrazione sanzioni disciplinari
Acquisizione automatica candidature / CV (integrazione con siti web)
• Registrazioni formazione e controllo scadenze per formazione obbligatoria

• Gestione documentazione logistica interna
• Automazione carichi di magazzino da documenti e da flussi EDI
• Gestione documentazione flussi logistici (es. inevasi, resi, ecc.)
• Gestione documentazione di spedizione / doganale
• Automazione carichi merci “dirette”
• Creazione via App di documentazione fotografica relativa alla spedizione dei prodotti finiti

• Archiviazione e gestione controllata documentazione tecnica (schede tecniche prodotto, piani di controllo, istruzioni macchina, istruzioni operative, ecc.)
• Gestione flussi richiesta manutenzioni macchine, attivazione e controllo fornitori
• Archiviazione e gestione controllata documentazione di commessa
(ordini produzione, schede commessa, registrazione controlli, ecc.)

• Gestione manuali, procedure e documentazione
• Flussi di gestione non conformità
• Flussi per automazione della produzione di certificati
• Gestione verbali audit interni ed esterni
• Gestione normative
• Flussi di gestione azioni correttive
• Flussi per automazione della produzione di documentazione di prova e collaudo
• Flussi controllati di approvazione e distribuzione documentazione
• Flussi di gestione “8D”
• Acquisizione e gestione certificati materiali di acquisto
• Gestione verbali di riesame della direzione

• Procedure e documentazione sicurezza lavoro
• Gestione verbali consegna DPI
• Gestione pratiche legali
• Procedure e documentazione igiene
• Gestione verbali enti ispettivi
• Gestione questionari sanitari (emergenza covid-19)
• Gestione comunicazioni “unità di crisi alimentare”

• Procedure impianto documentale GDPR
• Gestione verbali incontri
• Gestione flusso richieste esercizio diritti
• Flusso approvativo e distribuzione “Informative”
• Gestione contenzioso
• Registri trattamento - Analisi rischi - DPIA
• Documentazione normativa
• Flusso approvativo nomine autorizzati e nomine responsabili
• Soluzioni “CRM” su misura
• Acquisizione e pubblicazione planogrammi (integrazione Space Planning),
con distribuzione automatica ai punti vendita
• Gestione rassegna stampa
• Gestione piani marketing / attività

• Archiviazione documentazione (progetti, impianti, autorizzazioni, relazioni tecniche, ecc.)
• Gestione verbali intervento GPG
• Gestione richieste / verbali accesso immagini videosorveglianza da parte delle autorità competenti
• Gestione denunce e querele
• Gestione scadenzario documenti soggetti ad aggiornamento
(es. Certificati antincendio, Autorizzazioni, ecc.)

• Procedure e documentazione sistemi informativi
• Gestione flusso controllato collaudi e deployment progetti “Sistemi informativi”
• Sistemi di ticketing “su misura”
• Documentazione “How-To” help desk sistemi informativi

• Protocollazione in entrata / uscita
• Gestione centralizzata PEC aziendali e smistamento comunicazioni
• Acquisizione e smistamento raccomandate cartacee

RPA

Introdurre in azienda tecnologie RPA significa avere a disposizione dei digital workers che eseguono un elevato numero di task ripetitivi e a scarso valore aggiunto. In tal modo, gli utenti si concentrano sulla valorizzazione delle proprie abilità, proprio dove i robot non possono intervenire.

Scopri alcune attività che puoi automatizzare con gli strumenti RPA per rendere i processi più ottimizzati, facili da gestire ed efficienti.  

Caratteristiche generali dei processi da automatizzare

Processi altamente manuali e ripetitivi
Processi maturi e stabili
Processi basati su regole, con basso tasso di eccezioni
Processi con input standard
Processi con volumi elevati
Misurabili attraverso la comparazione con il costo del lavoro

Alcuni suggerimenti

Servizi HR

  • Libro paga
  • Gestione orari e presenze
  • Onboarding e offboarding
  • Selezione personale
  • Amministrazione personale
  • Istruzione e formazione

Servizi IT

  • Test dei software
  • Monitoraggio di server e app
  • Elaborazione in lotti
  • Elaborazione e distribuzione e-mail
  • Reimpostazione e sblocco password
  • Backup e ripristino

Supply Chain

  • Gestione delle scorte
  • Pianificazione domanda e offerta
  • Gestione fatture e contratti
  • Gestione ordini di lavoro
  • Elaborazione resi
  • Gestione merci

Servizio clienti

  • Richieste clienti
  • Gestione ordini
  • Creazione account cliente
  • Elaborazione documenti
  • Storicizzazione e controllo duplicati

Finanza e contabilità

  • Richieste, creazione e gestione PO, elaborazione pagamenti, reportistica, fatturazione
  • Gestione preventivi
  • Domande di cassa, Gestione del credito
  • Contabilità generale, interaziendale
  • Riconciliazioni bancarie, chiusure, consolidamenti, incassi

Case History

Grazie all’applicazione delle soluzioni Digit Company abbiamo collaborato con aziende di settori molto diversificati, consentendo loro di riprogettare e ottimizzare processi fino ad allora manuali e poco tracciabili, scarsamente efficienti e molto impattanti sui costi.

Leggi alcune delle nostre case history per comprendere come abbiamo applicato nei diversi contesti aziendali le nostre expertise.

Gestione RDA

Gestione parco mezzi aziendali

Gestione gare d'appalto

Gestione flusso "nuovo prodotto"

Gestione documentazione Commessa

Gestione richiesta ferie, permessi, trasferte e note spese

Gestione questionari Covid

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