Esempi di applicazione

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Expertise

Gestire i flussi documentali e organizzare i processi operativi permette di raggiungere immediata efficienza in tutti le aree operative, perché la flessibilità di BPM e la Document Intelligence di Globe possono essere sfruttate in ogni azienda, indipendentemente dal settore e dall’organizzazione interna.

Nel corso degli anni abbiamo supportato Clienti e Partner Digit Company nella realizzazione di applicazioni digitali per trarre valore dalle proprie attività lungo tutta la catena di valore e ridurre sprechi e inefficienze.

Clicca sulle varie aree di applicazione e scopri alcune expertise per rendere efficienti i processi tipici, ottimizzare la gestione dei flussi di lavoro e valorizzare le competenze interne.

BPM

La flessibilità del BPM permette di pianificare e controllare ogni tipo di processo sia in ambito manifatturiero che nelle imprese di servizi. Puoi certificare le procedure aziendali, incrementare la produttività e consolidare la collaborazione tra utenti e team differenti.

Ecco alcune attività, tra le numerose applicazioni pratiche, che possono trarre beneficio dal Business Process Management.

Logo BPM-Ufficiale
Consuntivazione commesse da contratti quadro con esportazione righe su ERP per la registrazione delle fatture attive.
Gestione delle fatture da emettere per attività rimaste aperte a fine anno contabile
• Redazione delle distinte di pagamento delle fatture passive (post-processo di approvazione) e passaggio alla funzione contabile per il pagamento
• Gestione e automazione nella compilazione degli elenchi INTRASTAT riepilogativi degli acquisti intracomunitari di beni e servizi
Acquisizione automatica fatture passive da portale web di archiviazione, riversamento nel database BPM e smistamento alle funzioni designate per i differenti livelli di approvazione previsti
• Gestione e monitoraggio scadenze per le diverse attività in ambito finanziario e contabile
• Processo di approvazione fatture di acquisto e approvazione al pagamento

• Gestione flusso RDA: approvazione e generazione ordini, con integrazione ERP
• Inserimento richiesta e approvazione interventi su parco auto aziendale con emissione ordine a fornitore direttamente da ERP
Scorecard fornitore per qualifica e valutazione performance, con integrazione ERP
• Standardizzazione ed efficientamento dell’approvvigionamento nelle procedure di Richiesta di Acquisto (RDA)
• Ricezione, approvazione e sblocco delle scadenze fatture fornitore su ERP
• Processo di approvazione fatture di acquisto e approvazione al pagamento
Inventory management con gestione dei processi di riassortimento merce alle filiali e ai punti vendita
• Gestione richiesta di attrezzature

• Gestione startup e post go-live per servizi ICT. Registrazione informazioni preliminari, archiviazione offerta economica nell’ERP, cronoprogramma e stato avanzamento progetto con monitoraggio del monte ore preventivato
• Gestione flusso RDO con elaborazione quotazioni/offerte ed inserimento ordini in ERP con analisi KPI
• Gestione flusso RDO con acquisizione richieste da form sul sito web, redazione dell’offerta commerciale, approvazione da parte dell’ufficio tecnico-commerciale, generazione pdf su modello aziendale e invio alla email cliente indicata nel form di richiesta web
• Gestione flusso autorizzativo, integrato nel flusso RDO, con diversi livelli di autorizzazione e policy autorizzative. Gestione del successivo processo di lavorazione integrato all’analisi del materiale in ingresso
• Gestione preventivi, anche con il coinvolgimento dei diversi dipartimenti aziendali che concorrono alla determinazione del prezzo
(ad es. Ufficio Tecnico, Acquisti, Produzione)
• Gestione delle conferme d’ordine e innesco del processo di industrializzazione con il coinvolgimento dei diversi dipartimenti aziendali
(ad es. Ufficio Tecnico, Acquisti, Produzione)
• Gestione commesse all’interno di contratti quadro: monitoraggio budget collegato alle timbrature dipendenti coinvolti nel progetto ed esportazione verso l’ERP di tutti i dati necessari per l’emissione delle fatture attive
• Gestione delle revisioni e coordinamento con le altre aree aziendali
(ed es. Ufficio Tecnico, Produzione, Acquisti)
• Gestione dei flussi RDO (richieste di offerta), avanprogetto e relativi
flussi di approvazione tecnico-economica

• Gestione interventi di manutenzione: manutenzione veicolo con integrazioni ERP per inserimento anagrafiche clienti, prodotti, targhe/telai, offerte/ordini di vendita ed interventi schedulati in CRM2
Coordinamento delle politiche e attività di reso con flussi di autorizzazione e collaborazione tra i differenti Dipartimenti coinvolti (Ufficio Logistica, Magazzino, Post-vendita, Amministrazione, etc…)
• Gestione attività di post-vendita, schede riparazione e resi
Ticket management e helpdesk, con gestione di richieste di assistenza o intervento

• Gestione della documentazione e degli adempimenti relativi ai dipendenti e ai collaboratori esterni
Employee onboarding con gestione dell’intero ciclo di assunzione: recruitment, offerta, predisposizione e distribuzione della documentazione sino al processo di onboarding

Approntamento degli ordini con preparazione dei piani del materiale in partenza e dei piani di spedizione
• Coordinamento delle attività di reso e di conto riparazione con il coinvolgimento dei Dipartimenti aziendali interessati (ed es. Ufficio Commerciale, Ufficio Acquisti, ecc.)
• Gestione flusso di approvazione distinte base, con esportazione delle modifiche e dei nuovi inserimenti verso l’ERP
• Gestione delle campionature prodotti con schedulazione O.P. e fasi di lavorazione, controlli siglati mediante firma digitale e generazione di un report campionatura finale da condividere con colleghi e clienti
• Gestione commesse e progetti: fase di avvio, monitoraggio dell’esecuzione, fase di collaudo finale
• Flusso di creazione, approvazione e modifica di schede tecniche, di prodotto, schede ricette, schede costo
• Gestione dei processi di sviluppo nuovo prodotto o modifica a prodotto esistente
• Gestione delle campionature a clienti
• Gestione del ciclo creazione o modifica articolo
• Gestione delle richieste R&D provenienti dai clienti
• Governance delle metodologie APQP (Advanced Product Quality Planning) e PPAP (Product Part Approval Process) per la gestione della conformità del nuovo prodotto in sviluppo e dei processi di modifica

• Gestione dei cicli di collaudo, con reportistica delle attività svolte e statistiche finali
• Gestione richieste di certificazione: profilazione dei consulenti in base alle richieste di certificazione e alle specifiche competenze, consuntivazione costi per flusso RDO e monitoraggio cronoprogramma
Gestione reclami con monitoraggio dello stato del processo e governance delle interazione tra Dipartimenti interni e con il cliente
• Processi compliant per l’adesione e la governance delle principali certificazioni del settore alimentare (IFS, BRC, ecc.)
Gestione delle non-conformità (NC interne e NC verso fornitori) con gestione della causa e pianificazione della risoluzione
• Gestione del processo di selezione e valutazione dei fornitori
• Controlli di accettazione o di processo e relativi flussi di gestione
• Gestione delle richieste di campionatura a cliente
• Gestione reclami, non-conformità e redazione di report secondo la metodologia "8D Problem Solving"
• Gestione delle azioni correttive, preventive e di miglioramento
• Processi compliant per l’adesione e la governance delle principali certificazioni di settore automotive (IATF)

• Preparazione, gestione e mappatura delle attività, documenti, ruoli e scadenze nelle diverse fasi del processo di partecipazione alle gare di appalto pubbliche
• Gestione delle procedure per la partecipazione alle gare d’appalto con registrazione documenti, monitoraggio scadenziario e post-gara con generazione dei listini contrattualizzati e degli ordini di vendita

• Gestione e monitoraggio scadenze per le diverse attività in marketing, comunicazione, organizzazione eventi e manifestazioni, collaborazione con fornitori di servizi

• Gestione delle pratiche di sinistro, elaborazione ed evasione delle liquidazioni
• Gestione e tracciamento dell’iter di ottenimento dell’autorizzazione
doganale di status AEO


RPA

Introdurre in azienda tecnologie RPA significa avere a disposizione dei digital workers che eseguono un elevato numero di task ripetitivi e a scarso valore aggiunto. In tal modo, gli utenti si concentrano sulla valorizzazione delle proprie abilità, proprio dove i robot non possono intervenire.

Scopri alcune attività che puoi automatizzare con gli strumenti RPA per rendere i processi più ottimizzati, facili da gestire ed efficienti.  

Caratteristiche generali dei processi da automatizzare

Processi altamente manuali e ripetitivi
Processi maturi e stabili
Processi basati su regole, con basso tasso di eccezioni
Processi con input standard
Processi con volumi elevati
Misurabili attraverso la comparazione con il costo del lavoro

Alcuni suggerimenti

• Libro paga
• Gestione orari e presenze
• Onboarding e offboarding
• Selezione personale
• Amministrazione personale
• Istruzione e formazione
• Gestione delle scorte
• Pianificazione domanda e offerta
• Gestione fatture e contratti
• Gestione ordini di lavoro
• Elaborazione resi
• Gestione merci
• Test dei software
• Monitoraggio di server e app
• Elaborazione in lotti
• Elaborazione e distribuzione e-mail
• Reimpostazione e sblocco password
• Backup e ripristino
• Richieste clienti
• Gestione ordini
• Creazione account cliente
• Elaborazione documenti
• Storicizzazione e controllo duplicati
• Richieste, creazione e gestione PO, elaborazione pagamenti, reportistica, fatturazione
• Gestione preventivi
• Domande di cassa, Gestione del credito
• Contabilità generale, interaziendale
• Riconciliazioni bancarie, chiusure, consolidamenti, incassi

Globe

L’adozione di Globe consente la gestione intelligente di processi e informazioni, sfruttando le funzionalità della Document Intelligence. Non solo archiviazione documentale, ma la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti e delle informazioni, per renderli elementi attivi e produttivi all’interno dell’azienda.

Vuoi scoprire alcuni campi di applicazione (trasversali all’organizzazione) dove puoi tagliare costi e sprechi inutili legati ai documenti cartacei e la loro gestione manuale tradizionale?

Globe per Siam
• Gestione documentale ciclo attivo (DDT/Fatture)
Generazione xml fatture attive (da spool di stampa, mappatura PDF, tabelle di frontiera…)
Automazione processi di pre-registrazione fatture
Importazione dati da cassetto fiscale e verifica fatture attive/passive
• Automazione processi di riscontro fatture
• Gestione flusso richiesta a Istituti bancari per consegna contanti (monete/banconote) a punti vendita
Integrazione diretta e colloqui SDI per Fatturazione Elettronica
Integrazioni con provider per Conservazione sostitutiva
Acquisizione foto assegni di pagamento da agenti, ciclo approvativo e distinte versamento banca (integrazione con contabilità)
• Gestione flussi contrattuali, con firme digitali
Qualificazione e valutazione performance fornitori, con generazione reportistica e dashboard monitoraggio
• Gestione gare d'appalto
Portali fornitori (per distribuzione documentazione amministrativa, tecnica, qualità, ecc.)
• Acquisizione e gestione flussi approvativi rapportini di intervento fornitori servizi
• Flussi RDA - RDO - ordini con integrazioni ERP
• Flussi automatici per richiesta / acquisizione documentazione da fornitore e reminder per documenti soggetti a scadenza

• Gestione flussi contrattuali, con firme digitali
• Generazione automatica e distribuzione etichette
• Portale punti vendita (distribuzione documentazione a punti vendita diretti)
• Flussi RDA - RDO - ordini con integrazioni ERP
• Gestione garanzie clienti con archiviazione scontrini
Portale affiliati (distribuzione documentazione a punti vendita affiliati)
• Generazione e pubblicazione reportistica vendite
Integrazioni EDI Amazon Marketplace
Acquisizione dati / documentazione e integrazioni con portali ministeriali per comunicazioni cogenti (es. comunicazione vendite Gas Fluorurati)

• Gestione documentazione contrattuale
• Flusso richiesta Ferie / Permessi
• Gestione rimborsi spese
• Pianificazione, controllo e validazione presenze personale in Smartworking
• Gestione documentazione amministrativa (cedolini, CUD, ecc.)
Portale dipendenti (accesso via web e con App mobile)
• Gestione ricerche personale (con pubblicazione su siti web aziendali)
• Procedure / modulistica del personale
• Registrazione sanzioni disciplinari
Acquisizione automatica candidature / CV (integrazione con siti web)
• Registrazioni formazione e controllo scadenze per formazione obbligatoria

• Gestione documentazione logistica interna
• Automazione carichi di magazzino da documenti e da flussi EDI
• Gestione documentazione flussi logistici (es. inevasi, resi, ecc.)
• Gestione documentazione di spedizione / doganale
• Automazione carichi merci “dirette”
• Creazione via App di documentazione fotografica relativa alla spedizione dei prodotti finiti

• Archiviazione e gestione controllata documentazione tecnica (schede tecniche prodotto, piani di controllo, istruzioni macchina, istruzioni operative, ecc.)
• Gestione flussi richiesta manutenzioni macchine, attivazione e controllo fornitori
• Archiviazione e gestione controllata documentazione di commessa
(ordini produzione, schede commessa, registrazione controlli, ecc.)

• Gestione manuali, procedure e documentazione
• Flussi di gestione non conformità
• Flussi per automazione della produzione di certificati
• Gestione verbali audit interni ed esterni
• Gestione normative
• Flussi di gestione azioni correttive
• Flussi per automazione della produzione di documentazione di prova e collaudo
• Flussi controllati di approvazione e distribuzione documentazione
• Flussi di gestione “8D”
• Acquisizione e gestione certificati materiali di acquisto
• Gestione verbali di riesame della direzione

• Procedure e documentazione sicurezza lavoro
• Gestione verbali consegna DPI
• Gestione pratiche legali
• Procedure e documentazione igiene
• Gestione verbali enti ispettivi
• Gestione questionari sanitari (emergenza covid-19)
• Gestione comunicazioni “unità di crisi alimentare”

• Procedure impianto documentale GDPR
• Gestione verbali incontri
• Gestione flusso richieste esercizio diritti
• Flusso approvativo e distribuzione “Informative”
• Gestione contenzioso
• Registri trattamento - Analisi rischi - DPIA
• Documentazione normativa
• Flusso approvativo nomine autorizzati e nomine responsabili
• Soluzioni “CRM” su misura
• Acquisizione e pubblicazione planogrammi (integrazione Space Planning),
con distribuzione automatica ai punti vendita
• Gestione rassegna stampa
• Gestione piani marketing / attività

• Archiviazione documentazione (progetti, impianti, autorizzazioni, relazioni tecniche, ecc.)
• Gestione verbali intervento GPG
• Gestione richieste / verbali accesso immagini videosorveglianza da parte delle autorità competenti
• Gestione denunce e querele
• Gestione scadenzario documenti soggetti ad aggiornamento
(es. Certificati antincendio, Autorizzazioni, ecc.)

• Procedure e documentazione sistemi informativi
• Gestione flusso controllato collaudi e deployment progetti “Sistemi informativi”
• Sistemi di ticketing “su misura”
• Documentazione “How-To” help desk sistemi informativi

• Protocollazione in entrata / uscita
• Gestione centralizzata PEC aziendali e smistamento comunicazioni
• Acquisizione e smistamento raccomandate cartacee

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