Esempi di applicazione

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Gestione RDA

Settore: Food
Area: Acquisti/Amministrazione
Dimensione: media impresa – gruppo multinazionale
Problema: gestione di un processo di RDA complesso, a più livelli di firma, con una serie di IF determinate da Centri di costo e valori dell’Rda stessa. Si doveva inoltre supplire alla gestione completamente umana dell’interazione con soggetti esterni all’azienda, spesso in mobilità.
Nessuna tracciabilità del flusso, blocchi del processo, tempo sprecato da vari utenti in attività a basso valore aggiunto.
Soluzione: BPM
Oggi il processo è gestito con BPM, che oltre a guidare il flusso nei vari livelli di firma, si integra a SAM (gli ordini sono COMPLETAMENTE BLOCCATI a fronte di un processo in corso). Nella stampa degli OA da SAM si vede nome utente, data e ora di firma relative al processo BPM. E’ presente una pivot su Excel che gli interroga TUTTI gli ordini di acquisto e quelli legati a processo e hanno come campi filtrabili Nome utente data, ora, firma e altre info riguardanti i processi.

Gestione parco mezzi aziendali

Settore: Servizi di vigilanza privata
Area: acquisti/amministrazione
Dimensione: grande impresa
Problema: gestione parco auto, una una delle voci di costo più rilevanti per il cliente che deve gestire in maniera destrutturata informazione provenienti da utenti, ERP, altri applicativi. Il cliente percepisce la perdita di efficienza data la mancanza di controllo, ma non riesce nemmeno a quantificarla
SoluzioneBPM

  1. Inserimento Richiesta
    • responsabile del parco auto (di area o di filiale) può inserire delle richieste di intervento su autoveicoli;
    • il sistema è collegato con SAM (per fornitori, articoli, listini) e con il loro sistema di gestione per le targhe dei veicoli.
  2. Approvazione Richiesta
    • se l’importo della richiesta supera una soglia o se l’intervento è di “straordinario” occorre approvazione dell’Uff. Acquisti.
  3. Ordine al Fornitore:
    • quando la richiesta è approvata, viene inviata una mail di “Ordine di Lavoro” direttamente al fornitore che conferma la ricezione ed il preventivo. Viene allegata mail di conferma.
  4. Ricezione e Sblocco Scadenza di Pagamento
    • una volta eseguito il lavoro, si attende la fattura che viene visitata dal richiedente; questa operazione genera lo sblocco della scadenza sull’ERP.

Gestione gare d'appalto

Obiettivo
  • la gestione delle gare, dalla decisione di partecipare o meno, fino all’eventuale aggiudicazione o ricorsi;
  • tenere traccia dello stato di avanzamento di ciascuna gara e programmare le attività future;
  • le gare sono numerose e, a volte, si protraggono per molti mesi per cui è essenziale uno strumento flessibile per tenere traccia di tutte le attività e dei documenti;
  • BPM è strumento ideale perché unisce in un solo ambiente i dati della gara, i documenti, le attività da fare e fatte, lo storico di tutto;
  • è accessibile anche da web/mobile per le attività da fari fuori dall’ufficio (ad esempio apertura delle buste, analisi della concorrenza…)
Processo
  1. Il processo inizia dall’inseriento della opportunità di una nuova gara (ufficio gare). La gara viene individuata con tutte le informazioni necessarie (ente appaltante, codice cig, …);
  2. La direzione decide se partecipare; in caso negativo viene comunque archiviata la motivazione;
  3. Se si decide di partecipare, la prima cosa è pianificare il lavoro che viene suddiviso ed assegnato:
    • parte tecnica
    • parte amministrativa
    • offerta economica
  4. Il plico viene approvato dalla proprietà aziendale;
  5. Viene inviata la documentazione all’ente;
  6. Gestione dell’apertura buste (viene dato incarico ufficiale tramite lettera);
  7. All’apertura delle buste si era pensato di utilizzare l’applicazione mobile/web anche per poter inserire i dati relativi ad altri concorrenti (prezzi, condizioni varie);
  8. Viene registrata la sentenza della gara;
  9. A questo punto si aprono vari scenari:
    • gara non aggiudicata ==> non fare ricorso;
    • gara non aggiudicata ==> fare ricorso (gestione scadenze e tempi);
    • gara aggiudicata in definitiva;
    • gara aggiudicata provvisoriamente (gestione scadenze e tempi);
  10. Firma e archiviazione contratto ufficiale.
Nei vari passaggi sono previsti documenti da archiviare o revisionare a seconda dei casi.
In caso di gara aggiudicata, può partire un processo collegato “STARTUP” che raccoglie le attività interne all’azienda per prendere in carico le attività relative alla gara aggiudicata.
 
Il processo STARTUP, infatti, consiste in una serie di attività a cavallo tra la presa in carico del contratto ed il post-vendita:
  • Analisi delle richieste;
  • Procurement delle dotazioni necessarie;
  • Assunzione del personale necessario o passaggio di cantiere (in caso di subentro ad altra ditta);
  • Assegnazione dell’account responsabile del cantiere;
  • Inserimento del contratto a sistema.

E la parte post vendita:

  • Programmazione visite periodiche e audit;
  • Scadenza contratto

Il processo STARTUP può anche partire indipendentemente da una gara di appalto, nel caso di clienti privati ed è il risultato di una normale attività commerciale.

Gestione flusso "nuovo prodotto"

Settore: Automotive
Area: Produzione R&D
Dimensione: Media impresa
Certificazioni: Sistema gestione qualità IATF 16946: 2016 – Sistema gestione qualità ISO 9001:2015
Esigenza: Controllo e gestione del processo “nuovo prodotto”, secondo procedura da sistema gestione qualità. Necessità di rispondenza del processo e della sua gestione alla normative volontarie. Gestione manuale dei vari passaggi. Nessun monitoraggio. Aggiornamento manuale della pianificazione attività. Problematiche di efficienza percepite, ma non misurate e individuate. Problematiche di formazione delle risorse coinvolte in un processo complesso.
Soluzione: BPM
Con BPM oggi viene gestito il flusso completo, con il log delle attività in rispondenza alla normativa e la possibilità di effettuare misurazione e relative KPI di performance.

Gestione documentazione Commessa

Settore: Impianti di depurazione
Area: Commerciale/Produzione/R&D
Dimensione: Media impresa
Esigenza: La documentazione legata alla commessa, è molto ampia, con una gestione spesso pluriennale. Esiste una copia cartacea e digitale su file system di tutto, questa crea problemi di spazio e di difficoltà di fruizione dell’informazione
Soluzione: Globe
In Globe è stato replicato il concetto di cartella dell’impianto, in cui viene raccolta tutta la documentazione relativa ad una specifica commessa. Quando in SAM viene aperta una nuova commessa, in Globe viene creato il frontespizio della cartella, a cui saranno collegati vari documenti: la commessa di riferimento, ordini di acquisto, schede tecniche, manuali. I documenti relativi all’impianto possono essere aggiunti facilmente tramite un’azione in Globe. Da Globe può essere inoltrato creato il numero matricola relativo a componenti/manutenzioni legate ad un determinato impianto. Il numero matricola viene importato automaticamente anche in SAM. Tutta la documentazione inserita in questo modo viene raggruppata in dossier per Cliente, Commessa, Utilizzatore e Matricola, rendendo molto più facile la ricerca e consultazione dei documenti.

Gestione richiesta ferie, permessi, trasferte e note spese

Settore: Elettronica/Telecomunicazione
Area: HR/Amministrazione
Dimensione: Media impresa
Esigenza: Il flusso di gestione personale è completamente strutturata, di certo il numero dei dipendenti non giustifica applicativi dedicati, ma per l’amministrazione è un aggravio importante
Soluzione: Globe
Inserimento di richiesta di trasferta/ferie/permesso in Globe, con aggiornamento automatico del dataview di piano ferie. Inserimento delle Note spesa legata alla trasferta e dei documenti relativi alle spese inserite. Verifica della spesa inserita da parte dell’amministrazione e creazione del documento riepilogativo Nota Spese.

Gestione questionari Covid

Settore: Commerciale/Moda
Area: HR/Sicurezza sul lavoro
Dimensione: Grande impresa
Esigenza: Raccogliere importanti informazioni sullo stato di salute del proprio personale durante l’emergenza Covid-19, per consentire la ripresa delle attività lavorative in piena sicurezza. Trattare i dati sensibili raccolti nel pieno rispetto della privacy e di quanto previsto dal GDPR.
Soluzione: Globe
Si è sfruttato le seguenti funzionalità di Globe:

  • Il motore di workflow, per la definizione e gestione dei vari step del flusso;
  • La generazione ed invio automatico di notifiche tramite e-mail;
  • La generazione automatica di documenti in formato PDF;
  • L’acquisizione di informazioni tramite form compilabili;
  • Il portale web di Globe, fruibile sia da desktop che da mobile;
  • la possibilità di integrazione con altri software aziendali.

La procedura è stata quindi configurata e personalizzata all’interno del software documentale Globe, implementando un flusso di lavoro che permette di verificare lo stato di salute dei dipendenti nel pieno rispetto della privacy e di coinvolgere l’ufficio HR, i dipendenti ed il medico competente con procedure automatizzate.

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