Archiviazione documentale
Il software documentale Globe permette di acquisire ed archiviare con facilità ed efficienza tutti i documenti aziendali, sia in formato digitale che cartaceo.
Le fonti da cui Globe è in grado di reperire i documenti sono molteplici:
- File system
- Scanner (Twain o multifunzione)
- Connettori E-mail o PEC
- Mondo Office
- Client di posta elettronica
- Stampante virtuale
- WebServices
- Drag & Drop da cartelle locali o in rete, dal client e-mail ecc.
- Gli altri software Arket della suite documentale, Sendy e Station, attivando una specifica integrazion
Una volta acquisiti, sarà possibile organizzare i documenti all’interno del repository documentale, associandoli a specifiche tipologie e valorizzandone le relative chiavi di ricerca. Queste ultime possono essere estratte dal documento stesso o lette da fonti dati esterne (es. dal database gestionale, file di indici ecc.).
L’inserimento di chiavi di ricerca associate al documento consente di ricercare i documenti in modo facile e veloce: grazie al potente motore di ricerca di Globe è possibile trovare il documento giusto al momento giusto!
Globe fornisce inoltre la possibilità di impostare e gestire la data di scadenza/validità dei documenti, dando l’opportunità di impostare degli alert e workflow automatici che si innescano una volta giunti in prossimità della scadenza del documento.
Impostare le date di scadenza per i documenti facilita l’adeguamento GDPR, che richiede che venga definita una policy sulla durata del trattamento e conservazione dei dati. Dopo questo periodo, i dati raccolti devono essere necessariamente eliminati.
Tutti i documenti archiviati all’interno di Globe potranno poi essere consultati anche da smartphone e tablet tramite l’App di Globe: l’app consente di ricercare, visualizzare e gestire facilmente i propri documenti, in qualsiasi momento e in qualunque posto.
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