Archiviazione documentale Globe

Archiviazione documentale

Il software documentale Globe permette di acquisire ed archiviare con facilità ed efficienza tutti i documenti aziendali, sia in formato digitale che cartaceo.

Le fonti da cui Globe è in grado di reperire i documenti sono molteplici:

File system
Drag & Drop da cartelle locali o in rete, dal client e-mail ecc.
Acquisizione automatica da altri applicativi (ad es. ERP, CRM…)
Immagini e dati dal mondo mobile tramite APP
Da cartaceo tramite scanner (anche con barcode e OCR)
Connettori E-mail o PEC
Mondo Office
Le altre piattaforme Arket della suite documentale, Sendy e Station, attivando una specifica integrazione
Stampante virtuale
WebServices

Una volta acquisiti, sarà possibile organizzare i documenti all’interno del repository documentale, associandoli a specifiche tipologie e valorizzandone le relative chiavi di ricerca. Queste ultime possono essere estratte dal documento stesso o lette da fonti dati esterne (es. dal database gestionale, file di indici ecc.).

L’inserimento di chiavi di ricerca associate al documento, permette di ricercare i documenti necessari in modo facile e veloce: grazie al potente motore di ricerca di Globe potrai sempre trovare il documento giusto al momento giusto, garantendo il rispetto delle regole di accesso configurate.

Globe fornisce inoltre la possibilità di impostare e gestire la data di scadenza/validità dei documenti, dando l’opportunità di impostare degli alert e workflow automatici che si innescano una volta giunti in prossimità della scadenza del documento.

Poter impostare delle date di scadenza per i documenti, facilita l’adeguamento a quanto previsto dal GDPR, che richiede che venga definita una policy sulla durata del trattamento e conservazione dei dati. Dopo questo periodo, i dati raccolti devono essere eliminati.

Tutti i documenti archiviati all’interno di Globe potranno poi essere consultati anche da smartphone e tablet tramite l’App di Globe: l’app consente di ricercare, visualizzare e gestire facilmente i propri documenti, in qualsiasi momento, ovunque vi troviate.