Distribuzione documenti

Distribuzione dei documenti

Il software documentale Globe include la funzionalità di Distribuzione documenti, che permette ai vari reparti aziendali di distribuire in modo massivo documenti e di monitorarne l’apertura.

Quando un determinato ufficio (ad es. amministrazione, vendite, marketing, personale ecc.) necessita di distribuire un documento dovrà seguire alcuni semplici passaggi:

1.

Cliccare sul documento da distribuire con il tasto destro e selezionare l’azione “Distribuzione documento/i”

2.

Impostare i destinatari, che possono essere singoli utenti o specifiche Liste di distribuzione. Le liste sono autoalimentate, gli utenti presenti all’interno si aggiornano cioè in automatico tramite associazione con gruppi di Active Directory

3.

Procedere alla distribuzione. Globe fornisce la possibilità di inserire una nota che comparirà nella notifica e-mail inviata in automatico ai destinatari. È possibile visualizzare il documento anche tramite browser cliccando direttamente sul link presente nella mail di notifica, senza bisogno di accedere a Globe.

4.

Se un documento viene re-distribuito si può decidere di inviarlo solo ai nuovi utenti

5.

Una volta distribuito, al documento viene associato un evento Distribuzione: cliccando l’evento, l’utente potrà visualizzare tutti i dettagli della distribuzione (ad es. chi ha visualizzato il documento e quando).

6.

Cliccando con il tasto destro sul documento distribuito e selezionando la voce di menu “Distribuzione documento” – “Esito distribuzione” potrò vedere gli esiti di tutte le distribuzioni associate a quello specifico documento.

Globe permette di mantenere sotto controllo facilmente i documenti distribuiti tramite due voci di menu:

Documenti per me: in questa sezione ogni utente potrà visualizzare tutti i documenti a lui distribuiti
Documenti distribuiti: in questa sezione l’utente potrà visualizzare i documenti che ha distribuito ed un’anteprima dello stato.

Il software Globe fornisce anche la possibilità di annullare una distribuzione, sia per un’intera lista che per un singolo utente: l’annullamento fa sì che l’utente selezionato non sia più abilitato a visualizzare il documento a lui precedentemente distribuito.

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