Firmare documenti

Il software Globe permette di gestire tutte le fasi di vita del documento, dalla creazione, alla firma, all’invio.

La possibilità di firmare i documenti archiviati digitalmente all’interno di Globe permette di eliminare la necessità di passare per un documento cartaceo, nel caso di documenti che richiedono di essere firmati: in questo modo la gestione documentale diventa molto più efficiente e sarà possibile digitalizzare per intero il processo che coinvolge il documento.

Il software Globe supporta diverse modalità di firma dei documenti.

Firma semplice

Per apporre una firma semplice su di un documento è sufficiente utilizzare l’App Globe e tracciare la propria firma su smartphone o tablet: Globe acquisirà l’immagine, per poi apporla nel punto corretto all’interno del documento.

Firma digitale

La Firma Digitale è l’equivalente elettronico di una firma autografa tradizionale su carta ed attribuisce al documento piena validità legale. Essa è il risultato di una procedura informatica (validazione) che garantisce ai documenti informatici:

autenticità, cioè garantisce l'identità del sottoscrittore

integrità, quindi assicura che il documento non sia stato modificato dopo la sottoscrizione

non ripudio, poichè attribuisce piena validità legale al documento, che non può essere ripudiato dal sottoscrittore

La Firma Digitale si basa su un sistema di chiavi asimettriche a coppia, una pubblica e una privata:

la chiave privata consente al titolare di generare la firma digitale e rendere manifesta la provenienza ed integrità del documento informatico
la chiave pubblica permette al destinatario di verificare l’autenticità della firma

Tipi di firma digitale

Il software Globe permette di apporre una Firma Digitale sui documenti gestiti al suo interno con due modalità:

apposizione di firma digitale su singolo documento tramite chiavetta USB o smart card
firma digitale remota massiva: dopo aver seguito un apposito iter di rilascio di uno o più certificati di firma massiva, l’azienda non avrà più bisogno di utilizzare la chiavetta/smart card, poiché la chiave sarà memorizzata in un server sicuro utilizzabile da remoto.
Con questa modalità potranno essere firmati in modo massivo ed automatizzato grandi volumi di documenti (ad es. le fatture elettroniche di vendita per l’invio allo SdI), tramite una comunicazione protetta e cifrata con il server Arket dedicato al servizio.

Firma grafometrica

Globe dispone di un apposito modulo dedicato all’apposizione di una firma elettronica avanzata grafometrica ai documenti.

L’utente potrà firmare il documento tramite un’apposita tavoletta: il modulo sarà quindi in grado di acquisire i dati biometrici associati alla firma (tempo, posizione, pressione di ogni singolo punto del tratto di penna). Questi dati verranno codificati ed allegati in modo protetto all’interno del documento, creando in questo modo un collegamento univoco tra chi firma ed il documento stesso.

L’utilizzo della firma grafometrica torna molto utile quando si ha a che fare con i Documenti di Trasporto (DDT), consentendo di eliminare il cartaceo, archiviare in modo istantaneo il documento così firmato e generare workflow automatici e completamente digitali.

Il trasportatore potrà firmare il DDT tramite tavoletta: la firma verrà apposta sul documento ed il modulo dedicato importerà il documento firmato direttamente in Globe, come copia firmata del documento originale.