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Link & Dossier

Creare collegamenti tra documenti in Globe

La funzione di link e dossier di Globe è importante in quanto nella gestione dei documenti aziendali è spesso necessario mettere in relazione documenti diversi che appartengono ad uno stesso processo. Un esempio classico è costituito dalla conferma ordine, a cui sono collegate la bolla e la fattura.

La gestione link e dossier fornita da Globe permette di creare anche all’interno del documentale delle catene di collegamento tra documenti correlati, rendendo così molto più veloci ed ordinate la navigazione e la consultazione della documentazione. In particolare, Globe permette di collegare i documenti raccolti in maniera automatica o manuale tramite la funzionalità Link, rendendo dunque più facile ed agevole la consultazione di documenti appartenenti allo stesso processo.

Nel caso dei documenti gestionali, ovvero del ciclo attivo e passivo, i quali sono spesso già collegati tra loro all’interno del gestionale stesso. La funzionalità Link di Globe è in grado di recepire tali informazioni per ricrearne la struttura al suo interno in maniera automatica. Nel caso in cui non esistano collegamenti tra i documenti all’interno del software gestionale, la funzione Link permette di creare dei collegamenti in modo manuale molto rapidamente.

Questa funzionalità di collegamento risulta molto utile in fase di spedizione dei documenti, in quanto tramite questi link Globe fornisce la possibilità di inviare in modo rapido un intero blocco di documenti correlati (es. Conferma ordine, Bolle firmate, Fattura di vendita).

Creare "faldoni" digitali in Globe

Oltre ai link tra documenti, Globe utilizza anche il concetto di Dossier: per Dossier si intende un gruppo di documenti eterogenei collegati tra loro da un punto di vista comune (ad es. tutti i documenti riguardanti uno specifico Business Partner o cliente, tutta la documentazione riguardante un prodotto con un determinato Numero Seriale o codice matrice, ecc.). In pratica il Dossier rappresenta un “faldone digitale” che permette di sostituire i fascicoli utilizzati nella tradizionale gestione cartacea dei documenti.

All’interno del dossier i documenti vengono suddivisi per tipologia di documento (ad es. offerte, ordini, licenze, documentazione tecnica ecc.) e differenti tipi di Dossier verranno collegati automaticamente se uno stesso documento appartiene a più dossier.

L’utilizzo di dossier e link tra documenti rende più semplice anche rispettare il diritto all’oblio definito nel GDPR, che prevede che l’interessato possa richiedere la cancellazione dei dati che lo riguardano: tutti i documenti relativi ad uno specifico soggetto possono essere raccolti automaticamente in Dossier all’interno di Globe, rendendo rapida la ricerca, consultazione ed eventuale eliminazione di tutta la documentazione riguardante un determinato soggetto.

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