Link / Dossier

Link & Dossier

Creare collegamenti tra documenti in Globe

Nella gestione dei documenti aziendali è spesso necessario mettere in relazione documenti diversi che appartengono ad uno stesso processo. Un esempio classico è costituito dalla conferma ordine, a cui sono collegate la bolla e la fattura.

Creare anche all’interno del documentale delle catene di collegamento tra documenti correlati rende molto più veloci ed ordinate la navigazione e la consultazione della documentazione: Globe gestisce la creazione automatica o manuale di collegamenti fra documenti tramite la funzionalità Link.

Nel caso dei documenti gestionali, ovvero del ciclo attivo e passivo, i collegamenti sono spesso già presenti all’interno del gestionale stesso e pertanto sarà possibile per Globe leggere tali informazioni per ricrearne la struttura al suo interno. In altri casi è possibile creare dei collegamenti in modo manuale molto rapidamente.

In fase di spedizione di un documento questi link possono tornare molto utili, in quanto Globe fornisce la possibilità di inviare in modo rapido un intero blocco di documenti correlati (es. Conferma ordine, Bolle firmate, Fattura di vendita).

Creare "faldoni" digitali in Globe

Globe oltre ai link tra documenti utilizza anche il concetto di Dossier: per Dossier si intende un gruppo di documenti eterogenei collegati tra loro da un punto di vista comune (ad es. tutti i documenti riguardanti uno specifico Business Partner o cliente, tutta la documentazione riguardante un prodotto con un determinato Numero Seriale o codice matrice ecc.). In pratica il Dossier permette di sostituire i faldoni/fascicoli utilizzati nella tradizionale gestione cartacea dei documenti.

All’interno del dossier i documenti vengono suddivisi per tipologia di documento (ad es. offerte, ordini, licenze, documentazione tecnica ecc.) e differenti tipi di Dossier verranno collegati automaticamente se uno stesso documento appartiene a più dossier.

Globe fornisce inoltre la possibilità di agganciare uno o più Data View al dossier, per la visualizzazione immediata in forma grafica di informazioni correlate ai documenti.

L’utilizzo di dossier di documenti, rende più semplice anche rispettare il diritto all’oblio definito nel GDPR, che prevede che l’interessato possa richiedere la cancellazione dei dati che lo riguardano: tutti i documenti relativi ad uno specifico soggetto possono essere raccolti automaticamente in Dossier all’interno di Globe, rendendo rapida la ricerca, consultazione ed eventuale eliminazione di tutta la documentazione riguardante un determinato soggetto.