Protocollazione dei documenti
Protocollazione di documenti in entrata
Il software documentale Globe permette di protocollare i documenti in entrata con due modalità, a seconda che si tratta di documenti cartacei o digitali:
- Se il documento è stato ricevuto in forma cartacea si procede alla stampa di un’etichetta contenente un barcode, il numero di protocollo, la data di ricezione ed altre informazioni configurabili. Questa etichetta viene posta sulla prima pagina del documento, che sarà poi acquisito tramite scanner.
- Se il documento è stato ricevuto tramite e-mail, esso verrà salvato in forma digitale all’interno di Globe, che provvederà ad attribuirgli il numero di protocollo corretto.
Protocollazione di documenti in uscita
Per quanto riguarda invece la protocollazione in uscita, all’interno del software Globe potrà essere impostato uno specifico Workflow, che guida l’utente passo passo nello svolgimento delle azioni necessarie per protocollare ed inviare il documento.
Ad esempio, in una prima fase di creazione di un nuovo documento da modello, esso viene impostato nello stato di bozza. Quando il documento è pronto per essere inviato l’utente imposta lo stato su definitivo ed avvia il processo di assegnazione del numero di protocollo. Il workflow si conclude con l’invio del documento correttamente protocollato.
In ogni caso Globe terrà traccia di tutti i tempi di attraversamento del processo.
PRENOTA UNA DEMO
Richiedi una dimostrazione gratuita per conoscere tutte le potenzialità del prodotto o soluzioni di tuo interesse.