Protocollazione

Protocollazione dei documenti

Tra le funzionalità configurabili all’interno del software di gestione documentale Globe vi è anche quella di protocollazione dei documenti. Protocollare i documenti significa registrarli in modo univoco, assegnando ad ognuno un codice di identificazione (sia per i documenti in entrata che per quelli in uscita), nel momento dell’inserimento nel sistema di gestione documentale Globe.

Protocollazione di documenti in entrata

Il software documentale Globe permette di protocollare i documenti in entrata con due modalità, a seconda che si tratta di documenti cartacei o digitali:

Se il documento è stato ricevuto in forma cartacea si procede alla stampa di un’etichetta contenente un barcode, il numero di protocollo, la data di ricezione ed altre informazioni configurabili. Questa etichetta viene posta sulla prima pagina del documento, che sarà poi acquisito tramite scanner.
Se il documento è stato ricevuto tramite e-mail, esso verrà salvato in forma digitale all’interno di Globe, che provvederà ad attribuirgli il numero di protocollo corretto.

I documenti ricevuti possono poi essere smistati ai destinatari: il software documentale Globe notifica ogni documento al destinatario corretto, che può così svolgere su di esso le azioni necessarie e segnalarne il completamento. Se un documento viene erroneamente indirizzato ad un destinatario, questo potrà rifiutarlo e notificare l’anomalia allo smistatore tramite Globe.

Protocollazione di documenti in uscita

Per quanto riguarda invece la protocollazione in uscita, all’interno del software Globe potrà essere impostato uno specifico Workflow, che guida l’utente passo passo nello svolgimento delle azioni necessarie per protocollare ed inviare il documento.

Ad esempio, in una prima fase di creazione di un nuovo documento da modello, esso viene impostato nello stato di bozza. Quando il documento è pronto per essere inviato l’utente imposta lo stato su definitivo ed avvia il processo di assegnazione del numero di protocollo. Il workflow si conclude con l’invio del documento correttamente protocollato.