Scansione barcode

Archiviazione di documenti con barcode

L’acquisizione e archiviazione digitale di documenti cartacei all’interno del software Globe diventa ancora più semplice, automatica ed efficiente con l’utilizzo dei barcode.

Globe è in grado di riconoscere un eventuale codice a barre apposto sul documento, e associare automaticamente l’immagine scansionata al record di registrazione o di carico presente nel sistema informativo aziendale.

Il software si integra infatti con il mondo esterno, con qualsiasi gestionale, ERP e sistema informativo aziendale, riuscendo così a recuperare in automatico le chiavi necessarie per archiviare il documento (ad es. ragione sociale, data, partita IVA, scadenza ecc.)

Come funziona l'archiviazione dei documenti con i codici a barre?

scansione barcode

L’archiviazione attraverso i barcode prevede una serie di semplici passaggi:

  • Per prima cosa vengono mandate in stampa da Globe le etichette con i codici a barre specifiche per la tipologia di documento che si intende archiviare (ad es. DDT, fattura di acquisto ecc.)
  • Le etichette vengono applicate alla prima pagina dei documenti da archiviare (anche senza rispettare l’ordinamento numerico dei documenti).
  • Si procede alla registrazione del documento nel sistema informativo (inserendo anche il relativo codice a barre in un apposito campo all’interno del gestionale)
  • Tutti i documenti registrati vengono acquisiti tramite scanner e inviati a Globe
  • Globe riconosce il barcode e provvede ad archiviare automaticamente il documento scansionato nella sezione corretta
  • Grazie all’inserimento del codice a barre anche nella registrazione all’interno del gestionale, Globe è in grado di recuperare in modo automatico le informazioni relative al documento dal record del gestionale.

Il software Globe provvede anche a fare collegamenti automatici con altri documenti correlati (ad esempio fattura con relativo DDT).

I codici a barre, inoltre, possono essere apposti in automatico su qualsiasi documento generato in Globe, di modo che se ad esempio viene stampato per essere firmato o compilato e poi riacquisito tramite scanner, Globe sarà in grado di associare automaticamente questa copia firmata al documento originale già presente all’interno del documentale.

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