Workflow – gestione flussi

Gestione di workflow documentali

All’interno di ogni azienda i documenti seguono specifici percorsi, che prevedono non solo vari step ma anche il coinvolgimento di diverse persone prima di giungere alla fine del proprio ciclo di vita.

L’utilizzo di un sistema di workflow documentale consente di coordinare e automatizzare tutte le operazioni previste per l’elaborazione, trasmissione e archiviazione dei documenti: è possibile, infatti, specificare le attività richieste e gli utenti da coinvolgere, garantendo il costante controllo durante tutte le fasi di avanzamento del processo.

Ecco perché il software di Document Intelligence Globe include un potente strumento di Workflow, completamente configurabile con cui gestire in modo efficiente i processi documentali aziendali, guidando ogni utente nell’esecuzione tempestiva e corretta delle attività richieste, anche da dispositivi mobile.

Caratteristiche principali del motore di workflow Globe:

  • Possibilità di gestire processi con attività sequenziali o parallele
  • Gli utenti possono interagire con lo strumento di workflow ed essere coinvolti nei flussi attraverso tutti i canali di comune utilizzo: e-mail, tablet, smartphone, web, notifiche ecc.
  • Possibilità di configurare deleghe ed eventuali solleciti automatici su attività in attesa. 
  • Ogni responsabile può assegnare o delegare le attività in carico ai propri collaboratori.
  • Possibilità di creare processi che richiedano l’interazione esterna da parte dei business partner dell’azienda.
  • Rappresentazione grafica dei flussi, per una configurazione più semplice e monitoraggio dello stato di avanzamento

Rappresentazione grafica dei workflow

Il motore di Workflow di Globe include un tool di rappresentazione grafica dei flussi, che permette di visualizzare in modo semplice ed immediato la configurazione e lo stato di avanzamento dei flussi di lavoro.

Lato Console di configurazione della soluzione, questo strumento permette di semplificare la gestione dei Workflow, fornendo il diagramma dei flussi (anche dei più complessi), con la possibilità di intervenire sulla loro configurazione.

Lato Utente, invece, sono disponibili tre diverse rappresentazioni grafiche, che forniscono diversi punti di vista sul proseguimento del flusso:

  1. evidenza delle attività eseguite, di quelle per cui è stata superata la scadenza, quelle che sono state saltate o che sono ancora in corso;
  2. visualizzazione della sequenza delle attività previste e rappresentazione del tempo impiegato per eseguire ogni passo del flusso, molto utile per individuare eventuali colli di bottiglia e quali attività richiedono il maggior impiego di tempo all’interno del flusso;
  3. diagramma con visione d’insieme sul flusso, con segnalazione dei task già eseguiti e di quelli che dovranno essere eseguiti negli step successivi

Esempi pratici

Il tool di workflow è di fondamentale importanza nella gestione dei processi documentali e consente di semplificare notevolemte le attività e l’interazione con i documenti.

Approvazione dei documenti

Il tool di workflow consente di coinvolgere le persone incaricate di gestire un determinato documento in una specifica fase, chiedendo l’approvazione o rifiuto del documento stesso.

Questo può applicarsi, ad esempio, durante il processo di fatturazione: una volta che l’amministrazione ha generato le fatture di vendita, si innesca in automatico un workflow che le invia al referente designato, il quale ne verifica la correttezza e le approva o rifiuta. In caso di approvazione la fattura viene inviata al cliente, in caso di rifiuto torna all’amministrazione con le indicazioni delle modifiche da apportare ed il flusso riparte.

Lo stesso flusso può essere applicato per l’approvazione dei pagamenti delle fatture di acquisto ricevute dai fornitori.

Workflow legati ai contratti

La configurazione di specifici workflow è molto utile nell’ottimizzazione della gestione dei contratti: la fase di creazione di un nuovo contratto può infatti richiedere l’interazione tra diversi uffici ed attori, sia interni che esterni all’azienda, ognuno dei quali definisce specifiche parti ed è responsabile dell’approvazione o proposta di modifica del suo contenuto.

Un tool di workflow permette di definire a monte chi deve intervenire, quando e quali azioni deve compiere sul documento. I vari step del flusso, inoltre, proseguono in modo automatico man mano che ogni utente ha completato la propria parte.

Una volta che il contenuto del contratto è stato definito ed approvato, un nuovo step del workflow permette di procedere con l’invio al cliente, che può proporre eventuali modifiche o ritornare il contratto firmato per accettazione.

Il contratto potrà essere quindi archiviato, e si attiverà un nuovo workflow in prossimità della scadenza del documento.

Scadenza/validità dei documenti

In Globe è possibile impostare una data di scadenza per i documenti (ad esempio certificati che hanno una determinata validità temporale, contratti con scadenza, visite mediche dei dipendenti, documenti legati alla Privacy ecc.) e di gestire in automatico che cosa accadrà una volta che si sarà arrivati in prossimità di quella data. Ad esempio, potrebbe innescarsi un workflow che invia un’e-mail con un reminder alla persona incaricata di occuparsi di quel documento, ricordando che la data di scadenza è prossima ed è quindi richiesta un’azione da parte sua (ad esempio prenotare una nuova visita medica per il dipendente in questione, richiedere un nuovo certificato, rinnovare o eliminare il documento ecc.).

La possibilità di impostare delle date di scadenza è fondamentale per potersi adeguare al GDPR, che richiede che venga definita una policy sulla durata del trattamento e conservazione dei dati: dopo questo periodo, i dati raccolti devono essere eliminati.

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