Gestione di Workflow documentali

Gestione di workflow documentali

Ogni azienda è fatta di processi, spesso trasversali a più funzioni e reparti. Questi flussi di lavoro sono composti di step che devono essere eseguiti in un preciso ordine, coinvolgendo attori sia interni che esterni all’azienda (personale, clienti, fornitori, partner…).

Utilizzare un sistema di workflow e business process management consente di coordinare ed automatizzare tutte le operazioni previste dal processo: si possono infatti specificare le attività richieste, le regole da seguire e gli utenti da coinvolgere, garantendo il pieno e costante controllo sullo stato di avanzamento del processo.

Ecco perché il software di Document Intelligence Globe include un potente strumento di Workflow e Process Management, completamente configurabile: potrete gestire in modo efficiente i processi aziendali, guidando ogni utente nell’esecuzione tempestiva e corretta delle attività richieste, anche da mobile e browser web.

Caratteristiche principali del motore di workflow Globe:

Gestione di processi con attività sequenziali o parallele
Gli utenti interagiscono con lo strumento di workflow e vengono coinvolti nei flussi attraverso tutti i canali di comune utilizzo: e-mail, tablet, smartphone, web, notifiche ecc.
Possibilità di configurare deleghe e solleciti automatici su attività in attesa.
Ogni responsabile può assegnare o delegare le attività in carico ai propri collaboratori.
Configurazione di processi che richiedono il coinvolgimento di utenti esterni (ad es. clienti, fornitori…), con notifiche e-mail ed interazione via browser direttamente con il workflow.
Rappresentazione grafica dei flussi, per una più semplice configurazione e monitoraggio dello stato di avanzamento

Rappresentazione grafica dei workflow

Il motore di Workflow di Globe include un tool di rappresentazione grafica dei flussi, che permette di visualizzare in modo semplice ed immediato la configurazione e lo stato di avanzamento dei flussi di lavoro.

Lato Console di configurazione della soluzione, questo strumento permette di semplificare la gestione dei Workflow, fornendo il diagramma dei flussi (anche dei più complessi), con la possibilità di intervenire sulla loro configurazione.

Lato Utente, invece, sono disponibili tre diverse rappresentazioni grafiche, che forniscono diversi punti di vista sul proseguimento del flusso:

evidenza delle attività eseguite, di quelle per cui è stata superata la scadenza, quelle che sono state saltate o che sono ancora in corso;
visualizzazione della sequenza delle attività previste e rappresentazione del tempo impiegato per eseguire ogni passo del flusso: molto utile per individuare eventuali colli di bottiglia e quali attività richiedono il maggior impiego di tempo all’interno del flusso;
diagramma con visione d’insieme sul flusso, con segnalazione dei task già eseguiti e di quelli che dovranno essere eseguiti negli step successivi

Esempi di workflow

Il tool di workflow è di fondamentale importanza nella gestione dei processi documentali e consente di semplificare notevolmente le attività e l’interazione con documenti ed informazioni.

Flussi approvativi

Il tool di workflow consente di coinvolgere le persone incaricate di gestire un determinato documento in una specifica fase, chiedendo l’approvazione o rifiuto del documento stesso.

Questo può applicarsi, ad esempio, durante il processo di fatturazione: una volta che l’amministrazione ha generato le fatture di vendita, si innesca in automatico un workflow che le invia al referente designato, il quale ne verifica la correttezza e le approva o rifiuta. In caso di approvazione la fattura viene inviata al cliente, in caso di rifiuto torna all’amministrazione con le indicazioni delle modifiche da apportare ed il flusso riparte.

Lo stesso flusso può essere applicato per l’approvazione dei pagamenti delle fatture di acquisto ricevute dai fornitori ed in generale per autorizzare qualsiasi altro tipo di documento o azione.

Per chiudere il cerchio e rendere il processo ancora più sicuro, si può prevedere uno step di workflow che richiede all’approvatore di apporre una firma elettronica al documento.

Workflow legati ai contratti

La configurazione di specifici workflow è molto utile nell’ottimizzazione della gestione dei contratti: la fase di creazione di un nuovo contratto può infatti richiedere l’interazione tra diversi uffici ed attori, sia interni che esterni all’azienda, ognuno dei quali definisce specifiche parti ed è responsabile dell’approvazione o proposta di modifica del suo contenuto.

Un tool di workflow permette di definire a monte chi deve intervenire, quando e quali azioni deve compiere sul documento. I vari step del flusso, inoltre, proseguono in modo automatico man mano che ogni utente ha completato la propria parte.

Una volta che il contenuto del contratto è stato definito ed approvato, un nuovo step del workflow permette di procedere con l’apposizione di una firma elettronica e l’invio al cliente.

Il cliente riceve una notifica e-mail, contenente un link tramite cui può prendere visione del documento tramite browser e proporre eventuali modifiche o accettare il contratto, firmandolo elettronicamente in pochi click.

La copia firmata del contratto viene automaticamente archiviata in Globe, e si attiverà un nuovo workflow in prossimità della scadenza del documento.

Scadenza/validità dei documenti

In Globe vi è la possibilità di impostare una data di scadenza per i documenti (si pensi ad esempio a dei certificati che hanno una determinata validità temporale, contratti con scadenza, visite mediche dei dipendenti, documenti della privacy ecc.) e di gestire in automatico che cosa accadrà una volta che si sarà arrivati in prossimità di quella data. Ad esempio, potrebbe innescarsi un workflow che invia un’e-mail con un reminder alla persona incaricata di occuparsi di quel documento, ricordando che la data di scadenza è prossima ed è quindi richiesta un’azione da parte sua (ad esempio prenotare una nuova visita medica per il dipendente in questione, richiedere un nuovo certificato, rinnovare o eliminare il documento ecc.).

La possibilità di impostare delle date di scadenza è fondamentale per potersi adeguare al GDPR, che richiede che venga definita una policy sulla durata del trattamento e conservazione dei dati: dopo questo periodo, i dati raccolti devono essere eliminati.

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