Esempi di operazioni ripetitive

Esempi di operazioni ripetitive

Area Vendite

Ogni giorno l’azienda riceve e gestisce decine di ordini, in formati eterogenei (PDF, Excel, EDI. .. ) e da diverse fonti (e-mail, sito web, provider EDI … ). L’operatore monitora quindi costantemente tutte queste fonti e procede manualmente a copiare e incollare, o nel peggiore dei casi, a digitare (ad es. se documento scansionato), i dati dell’ordine nel sistema gestionale, ricontrollando più volte che tutto sia corretto.

Area Acquisti

In questo momento storico i costi delle materie prime subiscono continue fluttuazioni, che portano a ricevere con sempre più frequenza aggiornamenti dei listini da parte dei fornitori.
A ogni aggiornamento l’operatrice stampa il listino, scorre ogni articolo per verificare se il prezzo differisce da quello presente nel gestionale e, nel caso vi siano differenze, inserisce manualmente i nuovi prezzi.

Area fornitori e pianificazione ordini

L’operatore che si occupa degli ordini fornitore, oltre a dover sollecitare spesso i fornitori perché inviino tempestivamente conferme d’ordine complete, quando le riceve deve procedere quanto prima a inserire manualmente nel gestionale le date di consegna e le quantità confermate per ogni articolo, in modo da permettere di pianificare la produzione nel modo corretto.

Area logistica e pianificazione

Nel reparto logistica, man mano che vengono consegnate le forniture con i relativi DDT di accompagnamento cartacei, l’operatore inserisce manualmente nel gestionale i dati sulla merce consegnata e scansiona e archivia il documento.
Deve essere il più rapido e preciso possibile per avere dati di magazzino aggiornati e una pianificazione puntuale della produzione.

Area amministrazione fornitori

L’operatrice riceve dai fornitori fatture che possono arrivare a contenere anche migliaia di righe.
Oggi ad esempio deve verificare i dati e registrare una fattura contenente circa 4.000 righe: per effettuare tutte le operazioni necessarie su questa singola fattura le sarà necessario investire l’intera giornata.


Area amministrativa e fiscale

Per non incorrere in irregolarità fiscali (IVA), l’operatrice deve verificare periodicamente che quanto è presente nel sistema informativo coincida con ciò che risulta dal Cassetto Fiscale dell’Agenzia delle Entrate.
Un’attività molto dispendiosa in termini di tempo, necessaria. Nel momento in cui riscontra discrepanze, esporta le fatture dal Cassetto Fiscale e le importa manualmente nel sistema informativo.

Come eliminare le operazioni ripetitive

Tutte queste operazioni d’ufficio possono oggi essere automatizzate in modo molto semplice grazie a strumenti di Robotic Process Automation (RPA), in grado di imitare alcune azioni manuali e/o ripetitive che esegue l’operatore.

Ai Robot viene così delegata l’attuazione dei processi umani che prevedono, ad esempio, il controllo di grandi quantità di dati e/o il loro semplice inserimento nel sistema informativo.

Adottare una soluzione di RPA significa quindi permettere al personale di dedicarsi a mansioni più strategiche, in cui l’apporto umano è più importante (ad es. la relazione con il cliente o il business partner), e liberare le persone da attività ripetitive che richiedono molto tempo ma che non hanno particolare valore aggiunto.

A questo proposito infatti oggi si parla anche di Industria 5.0, ultima fase per arrivare a una trasformazione digitale completa.

Mentre Industria 4.0 riguarda il collegamento tra l’automazione e la digitalizzazione, Industria 5.0 riguarda i processi di collaborazione tra uomini e macchine.

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